§ 1. · Område§-link ↗
Bekendtgørelsen gælder for arkivalier som hidrører fra den offentlige forvaltning og domstolene, og som af Rigsarkivet er bestemt til bevaring.
§ 2. · Område§-link ↗
Bevaring af digitale data skal ske i form af arkiveringsversioner.
Stk. 2. Bevaringsværdig lyd og video digitaliseres inden aflevering til offentligt arkiv og bevares som arkiveringsversioner, jf. stk. 1.
Stk. 3. Hvor det af bevaringsmæssige grunde er nødvendigt, kan Rigsarkivet anvise, at bevaringsværdige arkivalier digitaliseres inden aflevering til offentligt arkiv og bevares som arkiveringsversioner, jf. stk. 1.
§ 3. · Område§-link ↗
En arkiveringsversion af bevaringsværdige data skal fremstilles efter de retningslinjer, der fremgår af bilag 2-8 i denne bekendtgørelse.
Stk. 2. Data, som er skabt i forbindelse med forskning med anvendelse af videnskabelig metode, og som er skabt eller bearbejdet i statistikprogrammer eller tilsvarende, afleveres som en afleveringspakke efter reglerne i bilag 9.
Stk. 3. Rigsarkivaren kan anvise andre bevaringsformer end arkiveringsversioner og afleveringspakker, fremstillet efter bilag 2-9, hvis bevaringsmæssige hensyn tilsiger det.
§ 4. · Produktion og aflevering§-link ↗
Produktion og aflevering af arkiveringsversioner og afleveringspakker af digitale data fra den statslige forvaltning og domstolene skal finde sted på tidspunkter, der fastsættes af Rigsarkivet.
§ 5. · Produktion og aflevering§-link ↗
Produktion og aflevering af arkiveringsversioner og afleveringspakker af digitale data fra kommuner og regioner, som indeholder personoplysninger, skal finde sted, inden data slettes. Den pågældende kommune eller region kan træffe aftale om tidligere tidspunkter med det modtagende arkiv.
Stk. 2. Produktion af arkiveringsversioner af øvrige data skal finde sted, inden data slettes, eller når det it-system, data er skabt i, tages ud af brug.
Stk. 3. Rigsarkivet kan derudover fastsætte, at der skal produceres en arkiveringsversion af data, når det af bevaringsmæssige hensyn er nødvendigt.
§ 6. · Produktion og aflevering§-link ↗
Såfremt den afleverende myndighed i forbindelse med produktion af arkiveringsversion konstaterer fejl eller mangler i dokumentkonverteringen eller i konverteringen af tabelindhold, skal der træffes aftale med det modtagende arkiv om udbedring heraf, inden arkiveringsversionen afleveres.
§ 7. · Produktion og aflevering§-link ↗
Arkiveringsversioner af statslige myndigheders data skal godkendes af Rigsarkivet. Arkiveringsversioner af kommunale og regionale myndigheders data skal godkendes af det modtagende arkiv.
Stk. 2. Arkiveringsversioner af bevaringsværdige kommunale og regionale data, som ikke er omfattet af afleveringspligt, skal godkendes af samme offentlige arkiv, som modtager myndighedens afleveringspligtige arkiveringsversioner.
Stk. 3. Data, som er overført til en arkiveringsversion, må ikke slettes hos myndigheden, før arkiveringsversionen er godkendt.
Stk. 4. For forskningsdata afleveret som en afleveringspakke efter bilag 9, må data først slettes, når det modtagende arkiv har produceret og godkendt en arkiveringsversion af afleveringspakken.
§ 8. · Ikrafttræden m.v.§-link ↗
Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. marts 2020.
Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner ophæves.