§ 1.§-link ↗
Bestemmelserne i denne bekendtgørelse gælder for den offentlige forvaltnings og domstolenes bevaring i form af arkiveringsversioner af data fra elektroniske arkivsystemer, herunder databaser eller registre, elektroniske journalsystemer, elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer) samt elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDH-systemer). Arkiveringsversion
§ 2.§-link ↗
Data fra systemer som nævnt i § 1, og som er bestemt til bevaring, skal før aflevering til offentligt arkiv overføres til en systemuafhængig arkiveringsversion.
Stk. 2. Arkiveringsversionen skal fremstilles efter de anvisninger, der udstedes af rigsarkivaren, jf. bilag 2-5.
§ 3.§-link ↗
En arkiveringsversion af et elektronisk journalsystem, et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system) eller et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDH-system) omfatter : 1) data og eventuelt elektroniske dokumenter fra en afsluttet arkivperiode i et system, hvor der ikke længere rettes eller tilføjes data eller 2) øjebliksbillede af data og eventuelt elektroniske dokumenter fra et system, hvor der stadig rettes eller tilføjes data.
§ 4.§-link ↗
En arkiveringsversion af et register omfatter : 1) en engangsaflevering af data fra et register, hvor der ikke længere rettes eller tilføjes i data, 2) årgangsaflevering(er) af data fra et register, hvor der ikke længere rettes eller tilføjes i data fra de afleverede årgange, eller 3) øjebliksbillede af data fra et register, hvor der løbende rettes eller tilføjes i data (akkumulerende aflevering).
§ 5.§-link ↗
I en arkiveringsversion skal der ud over arkivsystemets data og eventuelle dokumenter indgå information om arkivskaber samt data om arkiveringsversionen (generel information).
§ 6.§-link ↗
Data skal overføres til en arkiveringsversion, senest på det tidspunkt, hvor data efter de derom gældende regler skal slettes, eller når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål.
Stk. 2. Arkiveringsversioner af data fra elektroniske arkivsystemer skal godkendes af det modtagende arkiv. Data i elektroniske arkivsystemer, hvorfra der overføres data til en systemuafhængig arkiveringsversion, må ikke slettes hos myndigheden, før det modtagende arkiv har godkendt arkiveringsversionen. Aflevering
§ 7.§-link ↗
Aflevering af arkiveringsversioner af data fra statslige myndigheders elektroniske arkivsystemer skal finde sted på tidspunkter, der fastsættes af Statens Arkiver.
Stk. 2. Aflevering af arkiveringsversioner af data, som indeholder personoplysninger, fra kommunale myndigheders elektroniske arkivsystemer, skal finde sted senest på det tidspunkt, hvor de pågældende data ellers skulle slettes af den afleverende myndighed. Den pågældende kommunale myndighed og det modtagende arkiv kan træffe aftale om tidligere afleveringstidspunkt.
§ 8.§-link ↗
Statens Arkiver træffer afgørelse om formen for aflevering, jf. §§ 3-4, fra statslige myndigheders elektroniske arkivsystemer.
Stk. 2. Det modtagende arkiv træffer efter drøftelse med vedkommende kommune afgørelse om formen for aflevering, jf. §§ 3-4, fra kommunale myndigheders elektroniske arkivsystemer. Ikrafttrædelse m.v.
§ 9.§-link ↗
Bekendtgørelsen træder i kraft den 25. maj 2004.
Stk. 2. Cirkulære nr. 25 af 8. marts 2002 ophæves.