Dokumenttekst
Dokumenttekst
Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte § 1 I Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 340 af 1. juni 1993 om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte som ændret ved Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 126 af 16. februar 1994 om ændring af bekendtgørelse om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte og ved Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 783 af 22. september 1995 om ændring af bekendtgørelse om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte, foretages følgende ændringer: 1. Indledningen affattes således: »I medfør af § 76 i lov om boligbyggeri, jf. lovbekendtgørelse nr. 144 af 26. februar 1998, og af § 32 i lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 102 af 17. februar 1999 fastsættes følgende:«. 2. Overalt i bekendtgørelsen ændres »Bygge- og Boligstyrelsen« til: »By- og Boligministeriet« og »Bygge- og Boligstyrelsens« til: »By- og Boligministeriets«. 3. Overalt i bekendtgørelsen ændres »Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning« til: »Finansstyrelsen«, »Hypotekbanken« til: »Finansstyrelsen« og »Hypotekbankens« til: »Finansstyrelsens«. 4. I § 1, stk. 2, erstattes »almennyttige boligselskaber« med: »almene boligorganisationer« og »almennyttig boligvirksomhed« med: »almen boligvirksomhed«. 5. I § 2, stk. 6, indsættes efter »statsobligationer«: », herunder skatkammerbeviser, eller i KommuneKredit obligationer«. 6. Efter § 2a indsættes: »§ 2b. Likvide midler, der fremkommer i forbindelse med udamortisering af prioritetslån eller andre lån, som har været optaget til finansiering af anskaffelsessummen og som udamortiseres efter 1. januar 1999, afsættes fra og med den 1. januar 2000 på en særlig henlæggelseskonto. Anskaffelsessummen er den oprindelige totale faktiske anskaffelsessum med tillæg af senere udgifter til tilbygninger, moderniseringer eller forbedringer, som kunne have været belånt på samme vilkår som nybyggeri efter realkreditloven. Stk. 2. Afsætning efter stk. 1 udgør et beløb, der svarer til sidste helårlige normale ydelse med fradrag af eventuel offentlig støtte før udamortiseringen af lånet. Afsætningsbeløbet reguleres ikke efter udamortiseringen. Stk. 3. Er der til lånet ydet rentesikring, og er der i institutionen andre lån, hvortil der ydes rentesikring, og som senere udamortiseres, nedsættes den samlede rentesikring til institutionen med et beløb, der svarer til låneydelsen ved udamortiseringen. Afsætningsbeløbet udgør i så tilfælde alene den del af låneydelsen, der overstiger den samlede rentesikring til institutionen. Stk. 4. Hvis lejen overstiger den sædvanlige leje for tilsvarende boliger, kan afsætningen med kommunalbestyrelsens forudgående godkendelse helt eller delvis udelades. Stk. 5. Midler på institutionens henlæggelseskonto anvendes til: 1) Dækning af tab ved institutionens drift. 2) Sikring af institutionens fortsatte virksomhed. 3) Modernisering og forbedring af institutionens ejendom. Stk. 6. Det påhviler institutionen at indberette til Finansstyrelsen, når det støttede lån udamortiseres eller ekstraordinært afdrages.«. 7. § 4, stk. 2, affattes således: »Stk. 2. Driftsbudgettet skal udarbejdes så betids, at eventuelle lejeforhøjelser kan træde i kraft ved regnskabsårets begyndelse, jf. § 5, stk. 2.«. 8. I § 7, stk. 1, indsættes efter »registreret revisor,«: »af Kommunernes Revisionsafdeling, Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune eller af andre kommunale revisionsorganer«. 9. § 7, stk. 2, affattes således: » Stk. 2. Revisionen skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og By- og Boligministeriets instruks om revision af ungdomsboliginstitutioners regnskaber. «. 10. I § 7, stk. 5, indsættes efter »revisionsprotokol.«: »I revisionsprotokollen indføres bemærkning om, hvilke revisionsarbejder der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, herunder forhold, hvor der er usikkerhed om, hvorvidt institutionen har handlet i overensstemmelse med gældende regler. Specielt oplyses om revisors undersøgelse af samt vurderinger og konklusioner vedrørende institutionens interne kontrol og registreringssystemer. Endvidere indføres oplysninger om særlige kontrolarbejder, afgivelse af særlige beretninger, rådgivning eller assistance.«. § 2 Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2000. Bestemmelsen i § 1, nr. 9, vedrørende forvaltningsrevision har dog først virkning fra og med det regnskabsår, der påbegyndes den 1. august 2000. By- og Boligministeriet, den 16. december 1999 P.M.V. E.B. Vibeke Køie /Henriette Qvist Bilag 1 BY- OG BOLIGMINISTERIET, DEN 16. DECEMBER 1999 Kontoplan til resultatopgørelse for ungdomsboliger, der er organiseret som selvejende institutioner. Udgifter. Kapitaludgifter. 1. Nettoprioritetsydelser. 1. A. Ydelser vedrørende afviklede prioriteter m.v. 2. Renteudgifter i øvrigt. 3. Leje af lokaler/grund. Offentlige og andre faste udgifter. 4. Ejendomsskatter m.v. 5. Vand- og kloakafgifter. 6. Renovation. 7. Forsikringer m.v. Energiudgifter. 8. Varme. 9. Elektricitet. Administration m.v. 10. Administration. 11. Revision. Vedligeholdelse og renholdelse. 12. Ejendomsfunktionærer. 13. Rengøring (indvendig). 14. Almindelig vedligeholdelse. 15. Planlagt og periodisk vedligeholdelse. Afholdte udgifter. Heraf dækkes af henlæggelser. 16. Fornyelser. Afholdte udgifter. Heraf dækkes af henlæggelser. Henlæggelser. 17. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. 18. Henlæggelser til fornyelser. 19. Afskrivninger. Diverse. 20. A. Tab på huslejedebitorer. B. Tab på fraflyttede. 21. Lejetab. 22. Diverse udgifter. 23. Telefon (netto). 24. Særlige serviceydelser. 25. Beboerfaciliteter. 25. A. Antennebidrag. 26. Afvikling af opsamlet underskud. Indtægter. 31. A. Leje af ungdomsboliger. B. Gebyrer m.v. 32. Andre lejeindtægter. 33. Renteindtægter. 34. Vaskeri. 35. Diverse indtægter. 36. Driftssikring. 37. Huslejetilskud. 38. Eventuelle andre tilskud. 60. Årets resultat. a. Overført til tabs- og vindingskonto. b. Yderligere henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. c. Yderligere henlæggelser til fornyelser. Balance for ungdomsboliginstitutioner. Aktiver. 61. Ejendommens oprindelige anskaffelsessum. 62. Senere forbedringer. 63. Indeksregulering af prioritetsgæld. 64. Inventar. 65. Obligationsbeholdning. 66. Tilgodehavender. 67. Beholdninger. Passiver. Henlæggelser. 81. Planlagt og periodisk vedligeholdelse. 82. Fornyelser. 83. Kursregulering. 84. A. Tabs- og vindingskonto (ordinære underskud). B. Tabs- og vindingskonto (ekstraordinære underskud). C. Henlæggelseskonto vedrørende afviklede prioriteter. Langfristet gæld. 85. Prioritetsgæld vedrørende opførelsen. A. Realkreditlån. B. Statslån. C. Kommunalt lån. D. Andre lån. E. Monteringslån. 86. Lån til forbedringer. A. Realkreditlån. B. Statslån. 87. A. Ejendommens afskrivningskonto. B. Afvikling af underfinansiering. 88. Engangsstøttelån og driftslån/ekstraordinært underskud. A. Kriselån. B. Huslejelån. C. Udligningslån. D. Engangsstøttelån. a. Staten. b. Kommunen. c. Realkreditinstitutter. E. Andre driftslån. F. Ekstraordinært underskud. Kortfristet gæld. 89. A. Depositum. B. Forudbetalt leje. 90. Skyldige omkostninger. 91. Kortfristede lån. Bilag 2 BY- OG BOLIGMINISTERIET, DEN 16. DECEMBER 1999 Fastsættelse af kontienes indhold. Resultatopgørelse. Udgifter. Kapitaludgifter. Konto 1. Nettoprioritetsydelser. Omfatter afdrag, renter samt reservefonds- og administrationsbidrag vedrørende lån ydet til ungdomsboliginstitutionens opførelse, eventuelle senere optagne realkreditlån og andre langfristede lån. Såfremt der ydes offentlig støtte, rentebidrag eller ydelsesstøtte, modregnes denne i prioritetsydelserne. Størrelsen og arten af den ydede støtte skal oplyses i en note til regnskabet. Konto 1A. Ydelser vedrørende afviklede prioriteter m.v. Ydelser vedrørende afviklede prioriteter overføres til den særlige henlæggelseskonto, jf. konto 84 C. Konto 2. Renteudgifter i øvrigt. På denne konto føres renteudgifter vedrørende kortfristede lån (d.v.s. med en løbetid på indtil 1 år). Eventuelle morarenter vedrørende realkreditlån og lignende føres ligeledes på denne konto. Endvidere føres på denne konto realiserede såvel som urealiserede kurstab vedrørende obligationsbeholdningen. Kurstab skal behørigt begrundes og specificeres i en note. Konto 3. Leje af lokaler/grund. Anvendes, hvis institutionen er beliggende i lejede lokaler eller på lejet grund. Offentlige og andre faste udgifter. Konto 4. Ejendomsskatter m.v. Opmærksomheden henledes på, at der er mulighed for at opnå fritagelse for ejendomsskatter, jf. § 8, stk. 1, litra c, i lov om beskatning til kommunerne af faste ejendomme (lovbekendtgørelse nr. 808 af 4. december 1990). Ansøgning herom indgives til amtsrådet og til kommunalbestyrelsen. Hvis fritagelsen gives i form af tilskud svarende til ejendomsskatterne, modregnes tilskuddet på denne konto. Efter boligbyggerilovens § 76 a er der givet kommunerne og atmskommunerne adgang til hvert år at yde et tilskud, der svarer til størrelsen af den kommunale og amtskommunale grundskyld, som institutionen betaler. Konto 5. Vand- og kloakafgifter. På denne konto føres faste og variable afgifter vedrørende levering og afledning af vand. Renter og afdrag på gæld vedrørende anlæg af kloak eller lignende føres på konto 1 (nettoprioritetsydelser). Konto 6. Renovation. På denne konto føres udgifterne til renovation. Konto 7. Forsikringer m.v. Ejendommen skal holdes forsikret i et bygningsbrandforsikringsselskab, der har Finanstilsynets tilladelse til at drive forsikringsvirksomhed. Forsikringssummen skal i tilfælde af totalskade kunne dække genopførelsesudgiften (fuld- og nyværdiforsikring). Der bør normalt tegnes almindelig grundejerforsikring. Herudover må det bero på konkrete forhold, i hvilket omfang der bør tegnes forsikring. Udgifter til forsikringer vedrørende institutionens ansatte konteres sammen med lønudgiften. Opkræves bidrag til brandvæsenet særskilt, konteres udgiften på denne konto. Energiudgifter. Konto 8. Varme. Hvis der opkræves særskilt betaling for varme, skal varmeudgifterne oplyses i en note til regnskabet. Konto 9. Elektricitet. Eventuelle udgifter til elvarme føres på konto 8. Fordelingen må om nødvendigt foretages skønsmæssigt. Eludgifterne specificeres i en note til regnskabet. Administration m.v. Konto 10. Administration. Omfatter administrationshonorar eller løn til forretningsfører, jf. nedenfor, og udgifter til kontorhold, porto, papir, tryksager, regnskabsføring, opkrævning af leje, inkasso, møder samt gebyr for varetagelse af indstilling til ledige ungdomsboliger. Har institutionen ansat eget administrativt personale, skal der i en note til regnskabet redegøres for udgifter til løn, herunder det gennemsnitlige antal beskæftigede i regnskabsåret og eventuel fremmed assistance. Endvidere oplyses størrelsen af afholdt løn og pensionsbidrag til den øverste administrative ledelse. Løn omfatter også særlige ordninger for bil, telefon, repræsentation, feriebolig og lignende. Konto 11. Revision. På denne konto føres kun den rene udgift til revision. Hvis revisor udfører andre særlige administrative opgaver for institutionen, skal en hertil svarende del af revisors honorar konteres på konto 10 (administration). Vedligeholdelse og renholdelse. Konto 12. Ejendomsfunktionærer. På denne konto føres udgifter til aflønning af inspektør samt andre ansatte, der varetager viceværtfunktioner, renholdelse af udenomsarealer og lignende. Udover selve lønudgiften posteres også direkte lønafhængige udgifter, såsom ATP, AUD, AMB m.v., lovpligtig arbejdsskadeforsikring og feriepenge, herunder reservation af feriepengeforpligtelse, m.v. på denne konto. Løn til ejendomsfunktionærer, der foretager egentlige vedligeholdelsesarbejder, skal konteres på konto 14 (almindelig vedligeholdelse). Der må om nødvendigt foretages skønsmæssig fordeling. Konto 13. Rengøring (indvendig). Omfatter udgifter (løn, lønafhængige udgifter og rengøringsmidler) til rengøring af gange, fælleskøkkener og andre fælleslokaler. Eventuelle udgifter til rengøring af værelser og vask af sengetøj skal føres på konto 24 (særlige serviceydelser). Der må om nødvendigt foretages en skønsmæssig fordeling. Konto 14. Almindelig vedligeholdelse. Ved almindelig vedligeholdelse forstås løbende arbejder, der udføres akut eller efter behov. Kontoen omfatter foruden bygningsvedligeholdelse også udgifter til vedligeholdelse af inventar, tekniske installationer samt gård-, have- og vejanlæg. Udgifterne til almindelig vedligeholdelse kan ikke dækkes af henlagte midler, men må afholdes som driftsudgifter under hensyntagen til det i budgettet afsatte beløb. Ved budgetlægningen afsættes et beløb, som skal være realistisk set på baggrund af tidligere års erfaringer. For at sikre et rimeligt grundlag for den fornødne budgetkontrol og erfaringsopsamling, bør der ved bogføringen ske en opdeling af vedligeholdelsesudgifterne med en passende specifikation. Konto 15. Planlagt og periodisk vedligeholdelse. På denne konto føres afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse, som dækkes af tidligere års henlæggelser hertil, jf. konto 81. Hvis der til et udført vedligeholdelsesarbejde ikke er fuld dækning fra de henlagte midler, udgiftsføres den manglende dækning i resultatopgørelsen for det pågældende år, medmindre anden godkendt finansiering tilvejebringes. Forbrug af midler henlagt samme år kan ikke finde sted. Selv om resultatopgørelse normalt ikke direkte påvirkes af udgifter afholdt under denne konto, skal det som en del af budgettet fremgå, i hvilket omfang der skal ske frigørelse af de henlagte midler. I en note til regnskabet foretages en nærmere specifikation af udgifterne. Konto 16. Fornyelser. På denne konto føres afholdte udgifter til fornyelser, d.v.s. udskiftninger af allerede eksisterende bygningsdele m.v., som dækkes af tidligere års henlæggelser hertil, jf. konto 82. Kontoen omfatter også udgifter til fornyelse af inventar. Udgifter, der ikke kan dækkes af henlagte midler, udgiftsføres i det pågældende år. Forbrug af midler henlagt samme år kan ikke finde sted. Resultatopgørelsen påvirkes normalt ikke direkte af udgifter afholdt under denne konto, da der som hovedregel årligt foretages henlæggelser til fornyelser, jf. konto 82. Det skal imidlertid fremgå af budgettet, hvorvidt og i hvilket omfang der skal ske frigørelse af tidligere henlagte midler til fornyelser. Der skal foretages en nærmere specifikation af udgifterne i en note til regnskabet. Henlæggelser. Konto 17. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Hensigten med henlæggelserne er, at der sikres størst mulig udjævning af udgiften til større vedligeholdelsesarbejder, således at disse kan gennemføres med en jævn huslejeudvikling. De henlagte beløb overføres til balancen under konto 81. Kontoen påvirkes ikke af, at der i årets løb afholdes udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Disse beløb udgiftsføres under konto 15. Til brug for budgetteringen udarbejdes som bilag til budgettet en plan over de enkelte vedligeholdelsesarbejder med angivelse af det forventede udførelsestidspunkt og anslåede udgifter. For at sikre den ønskede udjævning af udgifterne skal der ved den langsigtede budgetplanlægning regnes med en budgetperiode på mindst 10 år. Af vedligeholdelsesrapporten skal kunne aflæses, hvor stort et beløb der skal frigives fra de henlagte midler i de enkelte år i budgetperioden. De årlige henlæggelser skal tilrettelægges således, at de løbende udgifter udjævnes mest muligt. De henlagte beløb, herunder reguleringer af disse som følge af ændrede skøn, skal inflationssikres, således at de bevarer deres købekraft. Det kan ske ved en forøgelse af henlæggelsesbeløbet med et beløb svarende til inflationsudhulingen af de tidligere henlæggelser. Ved den årlige budgetlægning tages vedligeholdelsesrapporten op til revision. Endvidere forskydes rapporten et år, idet de vedligeholdelsesarbejder, der forventes at skulle udføres i det år, der nu er kommet inden for budgetperiodens tidshorisont, medtages i vedligeholdelsesrapporten. Uanset vedligeholdelsesrapporten skal der dog mindst henlægges et beløb svarende til 21,95 kr. pr. m2 bruttoetageareal årligt. Denne bestemmelse vil især have betydning for nyere ungdomsboliger, der normalt vil have beskedne vedligeholdelsesudgifter i de første år. Minimumsbeløbet gælder for studieåret 1999/2000 og reguleres i forhold til den årlige udvikling i det summariske brancheopdelte lønindeks for den private sektor. Konto 18. Henlæggelser til fornyelser. Der udarbejdes ligesom for planlagt og periodisk vedligeholdelse en langsigtet plan over de nødvendige udgifter til fornyelser. Ved udarbejdelsen af planen over fornyelser kan følgende omtrentlige levetider anvendes som vejledning: 1. Centralvarmeanlæg: a) Kedler og varmtvandsbeholder 12 år b) Oliebrændere/gasbrændere 10 år c) Stoker 10 år d) Fjernvarmeaftagerinstallationer 12 år e) Varmereguleringsautomatik 7 år f) Øvrige centralvarmeanlæg 25 år 2. Kaminer, kakkelovne, el- og gasradiator 12 20 år 3. Vaskerianlæg 10 år 4. El- og gasvandvarmere 10 år 5. Køle- og fryseskabe samt trinetter 10 år 6. Gas- og elkomfurer 12 år 7. Ventilationsanlæg: a) Automatik 7 år b) Øvrige ventilationsanlæg 12 år 8. Traktorer og andre større redskaber 10 år 9. Fællesantenneanlæg 10 år 10. Elevatorer 25 år 11. Inventar 8-10 år Uanset fornyelsesplanen skal der dog mindst henlægges et beløb svarende til 38,39 kr. pr. m2 bruttoetageareal. Minimumsbeløbet gælder for studieåret 1999/2000 og skal reguleres i forhold til den årlige udvikling i det summariske brancheopdelte lønindeks for den private sektor. Konto 19. Afskrivninger. I det omfang nybyggeri, forbedringsarbejder, nyanskaffelser, udbedring af byggeskader m.v. ikke finansieres ved hjælp af tilskud, lån eller henlagte midler, er der tale om underfinansiering. På konto 19 anføres årets udgifter til afvikling heraf. Der henvises til konto 87 B. Diverse. Konto 20. A. Tab på huslejedebitorer. På denne konto føres i henholdsvis budget og regnskab henlæggelser til imødegåelse af forventede og konstaterede tab på huslejedebitorer. Erfaringerne viser, at der bør budgetteres med et beløb, der svarer til ca. 60 pct. af det udestående beløb. Konto 20. B. Tab på fraflyttede. På denne konto føres i henholdsvis budget og regnskab henlæggelser til imødegåelse af forventede og konstaterede tab på fraflyttede. Erfaringerne viser, at der bør budgetteres med et beløb, der svarer til ca. 60 pct. af det udestående beløb. Konto 21. Lejetab. Udgør forskellen mellem lejeindtægten ved fuld udlejning og den forventede/faktiske lejeindtægt. Tab, som følge af, at lejen for en udlejet bolig ikke kan inddrives, konteres på konto 20 (tab på debitorer). Konto 22. Diverse udgifter. Hvis udgifterne på denne konto udgør mere end ½ pct. af de samlede udgifter, skal udgifterne specificeres i en note. Konto 23. Telefon (netto). På denne konto føres udgifterne til telefonabonnement og samtaleudgifter fratrukket indtægterne ved møntindkast. Udgiften svarer således til institutionens tab på drift af mønt- og svartelefoner. Det bør tilstræbes, at tabet holdes på det lavest mulige niveau. På denne konto føres tillige udgifter til pasning af telefonomstillingsbord. Konto 24. Særlige serviceydelser. På denne konto føres udgiften til særlige serviceydelser, der normalt ikke indgår i lejen for ungdomsboliger. Eksempelvis rengøring af værelser og vask af sengetøj. Ydelsernes art skal angives i en note til regnskabet. Det bemærkes i den forbindelse, at belastning af lejen med udgifter til indkøb af eksempelvis sæbe til beboervaskeri findes at stride imod bestemmelsen i driftsbekendtgørelsens § 2, stk. 1. Konto 25. Beboerfaciliteter. Omfatter udgifter til drift af fælleslokaler, beboerdemokratisk arbejde, avis- og tidsskrifthold, TV-licens, interne blade, aktivgrupper og lignende. Endvidere føres udgifter til kontorhold, konferencer, møder og lignende på denne konto. Konto 25 A. Antennebidrag. På denne konto føres udgifter til antennebidrag. Konto 26. Afvikling af opsamlet underskud. Et eventuelt opsamlet driftsunderskud skal budgetteres afviklet over højst 5 år. Der skal derfor på budgettet optages et beløb til afvikling af opsamlet underskud svarende til mindst 20 pct. af det opsamlede underskud på det senest afsluttede regnskab. Kommunalbestyrelsen kan dog i særlige tilfælde tillade, at et opsamlet underskud kan budgetteres afviklet over en længere periode, såfremt dette skønnes at være påkrævet for ungdomsboligernes videreførelse. Afviklingsperioden bør dog normalt ikke udstrækkes over længere end 10 år. Indtægter. Konto 31 A. Leje af ungdomsboliger. Lejen skal fastsættes således, at den sammen med institutionens øvrige indtægter, herunder eventuel driftssikring og huslejetilskud, giver mulighed for at afholde de udgifter, der er forbundet med driften, herunder foreskrevne henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, henlæggelser til fornyelser og afvikling af opsamlet underskud. Der skal foretages regulering af lejen hvert år ved regnskabsårets begyndelse. Lejereguleringen i løbet af året bør kun foretages, såfremt der sker væsentlige ændringer i de forudsætninger, der er lagt til grund ved udarbejdelsen af budgettet. Som indtægt føres lejeindtægten ved fuld udlejning. Et eventuelt tab som følge af manglende udlejning konteres som udgift på konto 21 (lejetab). Der skal i en note gives oplysning om lejen for hver enkelt boligtype. Hvis betaling for varme opkræves på grundlag af særskilt varmeregnskab, skal de fastsatte acontobeløb (budget) eller den faktiske (samlede) varmeudgift (regnskab) oplyses i en note. Varmeregnskabet skal så vidt muligt følge studieåret. Det er normalt, at betaling for elektricitet er indeholdt i lejen. Det skal derfor oplyses i en note, såfremt dette ikke er tilfældet, eller hvis betaling sker efter særskilt opgørelse (individuel måling). Hvis der opkræves særskilt betaling for vand, skal vandudgifterne oplyses i en note. Endvidere indtægtsføres på denne konto forudbetalt leje i opsigelsesperioden, jf. konto 89. Konto 31 B. Gebyrer m.v. På denne konto føres indtægter vedrørende antennebidrag samt indtægter vedrørende gebyr for påkrav ved for sen lejeindbetaling. I det omfang gebyr for påkrav helt eller delvis tilfalder en eventuel forretningsfører, skal der tillige posteres en tilsvarende udgift under konto 10. Konto 32. Andre lejeindtægter. På denne konto føres eventuel lejeindtægt vedrørende funktionærbolig, børneinstitutioner, erhvervslejemål og lignende. Konto 33. Renteindtægter. Omfatter renteindtægter fra institutionens obligationsbeholdning og indestående i pengeinstitutter, herunder renteindtægter vedrørende henlagte midler. Renteindtægterne skal specificeres i en note. Endvidere føres på denne konto realiserede kursavancer på obligationer, jf. konto 65. For så vidt angår urealiserede kursgevinster henvises til konto 83. Konto 34. Vaskeri. På denne konto føres indtægter fra fællesvaskeri. Konto 35. Diverse indtægter. På denne konto føres øvrige indtægter. Eventuelle indtægter skal specificeres i en note. Konto 36. Driftssikring. På denne konto føres tilskud ydet i henhold til lov om midlertidig offentlig støtte til almennyttigt boligbyggeri og statsstøttede kollegier (lovbekendtgørelse nr. 480 af 16. august 1982, jf. § 2, stk. 3, i lov nr. 248 af 25. april 1990 om ændring af lov om boligbyggeri og om ophævelse af lov om midlertidig offentlig støtte til almennyttigt boligbyggeri og statsstøttede kollegier). Konto 37. Huslejetilskud. På denne konto føres tilskud ydet i henhold til § 99, stk. 1, i lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 102 af 17. februar 1999 (tidligere § 73 a i lov om boligbyggeri, jf. lovbekendtgørelse nr. 135 af 25. februar 1992). Konto 38. Eventuelle andre tilskud. På denne konto føres eventuelle andre tilskud. Konto 60. Årets resultat. Der må hverken budgetteres med overskud eller underskud. Uanset årets resultat skal henlæggelser til planlagt periodisk vedligeholdelse (konto 17), henlæggelser til fornyelser (konto 18) og beløb til afvikling af opsamlet underskud (konto 26) optages med samme beløb i regnskabet som i budgettet. Et eventuelt overskud anvendes først til dækning af opsamlet underskud fra tidligere år. Overskuddet skal således først anvendes til udligning af en negativ konto på tabs- og vindingskontoen (konto 84). Der kan overføres et yderligere beløb til tabs- og vindingskontoen til udligning af fremtidige underskud. Saldoen på tabs- og vindingskontoen må dog ikke derved komme til at overstige et beløb svarende til 2 pct. af institutionens samlede årlige udgifter. Denne grænse angiver det maksimale beløb, der må henlægges til imødegåelse af fremtidige driftsunderskud. Hvis der herefter er yderligere overskud, anvendes beløbet til yderligere henlæggelser på kontiene 81 og 82. Overskuddet skal således fordeles på bestemte konti og må kun anvendes til det eller de formål, hvortil overskuddet er henlagt. Fordelingen af overskuddet skal fremgå tydeligt af regnskabet. Et eventuelt underskud overføres til tabs- og vindingskontoen (konto 84). Underskuddet skal normalt afvikles over højst 5 år, jf. konto 26. Balance. Aktiver. Konto 61. Ejendommens oprindelige anskaffelsessum. På denne konto føres ejendommens bruttoanskaffelsessum (incl. eventuelt kurstab). Ejendomsværdien ved den seneste vurdering eller årsregulering skal oplyses i en note til regnskabet. Der må ikke ske opskrivning af anskaffelsessummen til ejendomsværdi. Konto 62. Senere forbedringer. På denne konto føres udgifter, der siden opførelsen er anvendt til forbedring af ejendommen. Forbedringsarbejderne afskrives over en passende periode. Afskrivningerne udgiftsføres på konto 27. Hvis forbedringsarbejderne er finansieret med langfristede lån, kan de betalte afdrag opfattes som afskrivning. I så fald udgiftsføres såvel renter som afdrag som prioritetsydelser (konto 1). Konto 63. Indeksregulering af prioritetsgæld. På passivsiden føres prioritetsgælden med den aktuelle restgæld. Hvis ejendommen er finansieret med indekslån, må de halvårlige opskrivninger af restgælden derfor opgøres som et aktiv. Konto 64. Inventar. På denne konto føres udgifter til anskaffelse af inventar, herunder inventar finansieret ved monteringslån. Før 1978 blev der i forbindelse med opførelsen af statsstøttede kollegier ydet statstilskud til møblering og montering. Inventar finansieret ved monteringstilskud skal ikke opføres som et aktiv. Konto 65. Obligationsbeholdning. Obligationsbeholdningen skal opføres til kursværdi. Reguleringen i forhold til anskaffelsesværdien overføres til kursreguleringskontoen (konto 83). Der skal i en note til regnskabet gøres nærmere rede for årets bevægelser i obligationsbeholdningen (udtrækning, køb og salg). Endvidere skal anskaffelsessummen for obligationsbeholdningen ved årets udgang oplyses. Konto 66. Tilgodehavender. Resultatopgørelsen skal uanset betalingstidspunkt alene omfatte indtægter og udgifter for det år, som regnskabet vedrører. Forudbetalte udgifter skal derfor opføres som et aktiv. For periodiske udgifter som f.eks. prioritetsydelser, forsikringspræmier og offentlige afgifter kan periodisering dog undlades, såfremt det sikres, at den udgift, der føres i regnskabet, vedrører en 12 måneders periode. Tilgodehavendet skal specificeres i en note. Konto 67. Beholdning. På denne konto føres bank-, sparekasse- og girobeholdninger samt kontant beholdning. Balance. Passiver. Henlæggelser. Konto 81. Planlagt og periodisk vedligeholdelse. Henlagte midler må ikke anvendes til andre formål end dem, hvortil de er henlagt. Såfremt kontoen opdeles i underkonti, kan der i nødvendigt omfang overføres midler fra én underkonto til en anden, hvis der er henlagt for meget til ét formål og samtidig for lidt til et andet. Overførsel af midler fra konto 81 til konto 82 eller omvendt må derfor normalt ikke finde sted. Tilsynsmyndigheden skal ikke på forhånd godkende anvendelsen af henlæggelsesmidlerne, men kan ved den efterfølgende godkendelse af regnskabet påtale en forkert eller kritisabel anvendelse, eksempelvis hvis henlagte midler er anvendt til almindelig vedligeholdelse. Der kan i særlige tilfælde blive tale om retablering af midler. Der er ikke krav om, at de henlagte midler skal indsættes på særlige konti eller på anden måde holdes adskilt fra institutionens øvrige midler. Det kan således accepteres, at henlagte midler likviditetsmæssigt anvendes til midlertidig dækning af underfinansiering eller opsamlede driftsunderskud, således at lånefinansiering af disse undgås. Derved spares rentemarginalen, men det fritager selvsagt ikke institutionen for at søge underfinansieringen eller det opsamlede underskud afviklet efter de herom gældende regler. Det kan endvidere accepteres, at henlagte midler indenfor en kortere periode og med tilsynsmyndighedens godkendelse likviditetsmæssigt anvendes til midlertidig finansiering af påkrævede moderniserings- og forbedringsarbejder, således at låneoptagelse udskydes til tidspunktet for arbejdernes færdiggørelse/afslutning. Der er ikke krav om, at forrentningen af de henlagte midler tilskrives henlæggelseskontiene. Renten kan således indgå som indtægt i driftsregnskabet, jf. konto 33. Konto 82. Fornyelser. Der henvises til bemærkningerne til konto 81 (henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse). Konto 83. Kursregulering. På denne konto føres urealiserede gevinster ved opskrivning af obligationsbeholdningen. Senere forekomne kurstab kan dækkes af denne konto. Kontoen må ikke have negativ saldo og skal på balancetidspunktet tilsvare de beregnede urealiserede kursgevinster. Konto 84 A. Tabs- og vindingskonto (ordinære underskud). En eventuel negativ saldo skal normalt afvikles over 5 højst 10 år, jf. konto 26. En positiv saldo må ikke overstige et beløb svarende til 2 pct. af institutionens samlede årlige udgifter. Overskud herudover skal overføres til en af henlæggelseskontiene (kontiene 81 og 82). Hvis institutionen har modtaget lån til nedbringelse af lejen eller til dækning af driftsunderskud (kriselån, huslejelån, udligningslån, engangsstøtte eller lignende) opføres dette på konto 88. Konto 84 B. Tabs- og vindingskonto (ekstraordinære underskud). Der henvises til bemærkningerne til konto 84 A. Konto 84 C. Henlæggelseskonto vedrørende afviklede prioriteter. Likvide midler, der fremkommer i forbindelse med udamortisering af prioritetslån eller andre lån, som har været optaget til finansiering af anskaffelsessummen og som udamortiseres efter den 1. januar 1999, afsættes fra og med den 1. januar 2000 på en særlig henlæggelseskonto. Anskaffelsessummen er den oprindelige totale faktiske anskaffelsessum med tillæg af senere udgifter til tilbygninger, moderniseringer eller forbedringer, som kunne have været belånt på samme vilkår som nybyggeri efter realkreditloven. Langfristet gæld. Konto 85. Prioritetsgæld vedrørende opførelsen. På denne konto føres restgæld vedrørende prioritetslån optaget i forbindelse med ejendommens opførelse. Lånene specificeres som anført i kontoplanen. Konto 86. Lån til forbedringer. På denne konto føres restgæld vedrørende lån optaget til finansiering af forbedringsarbejder. Udgiften til forbedringsarbejderne optages som aktiv på konto 62. Konto 87 A. Ejendommens afskrivningskonto. På denne konto akkumuleres afdrag på prioritetsgæld, jf. kontiene 85 og 86. Konto 87 B. Afvikling af underfinansiering. På denne konto akkumuleres afvikling af eventuel underfinansiering (finansieringsunderskud) i forbindelse med opførelsen og senere forbedringer. Konto 88. Engangsstøttelån og driftslån/ekstraordinært underskud. Kontoen vedrører lån optaget til nedbringelse af lejen (huslejelån og udligningslån) eller til dækning af underskud (kriselån samt visse engangsstøttelån). På kontoen føres endvidere statslån ydet til udførelse af vedligeholdelsesarbejder, energibesparende foranstaltninger eller lignende, såfremt udgifterne til arbejderne er udgiftsført i driftsregnskabet. Hvis udgifterne er ført som aktiv på konto 62 (forbedringer), føres lånet på konto 86 (lån til forbedringer). Lån ydet af kollegiefonde, legater m.v. eller lån ydet af kommuner til nedbringelse af lejen eller til dækning af underskud føres ligeledes på denne konto. Det ekstraordinære underskud er den del af det opsamlede underskud, der er dækket af engangsstøttelån og driftslån. Det ekstraordinære underskud skal ikke afvikles, før lånene kræves tilbagebetalt. Kortfristet gæld. Konto 89 A. Depositum. På denne konto føres de af beboerne indbetalte beløb til depositum. Konto 89 B. Forudbetalt leje. På denne konto føres forudbetalt leje. Konto 90. Skyldige omkostninger. Der redegøres i en note for væsentlige poster. Vedrørende periodisering henvises til konto 66 (tilgodehavender). Konto 91. Kortfristede lån. På denne konto føres kortfristede lån (d.v.s. med en løbetid på indtil 1 år) optaget til afhjælpning af midlertidige ekstraordinære likviditetsproblemer. Der bør normalt ikke være behov for at optage sådanne lån. Langfristede bank- og sparekasselån, der er anvendt til opførelsen eller forbedring af ejendommen, føres på konto 85 (prioritetsgæld vedrørende opførelsen) eller konto 86 (lån til forbedringer). På denne konto føres tillige det trukne beløb på en eventuel kassekredit, medens kassekredittens maksimum specificeres i en note. Bilag 3 BY- OG BOLIGMINISTERIET, DEN 16. DECEMBER 1999 Spørgeskema om ungdomsboliginstitutionens dr ifts- og regnskabsforhold, jf. § 6, stk. 3. Vedrørende årsregnskab, jf. § 6, stk. 1, for regnskabsåret Ungdomsboliginstitution Navn Adresse Telefon Ja Nej 1. Overstiger det opsamlede ordinære underskud 2 pct. af de samlede årlige udgifter? h h 2. Overstiger lejetabet 5 pct. af den maksimale lejeindtægt? h h 3. Skønnes der at være risiko for udlejningsvanskeligheder? h h 4. Er der restance i relation til terminsydelser? h h 5. Skønnes der at være henlagt utilstrækkelige midler til vedligeholdelse og fornyelse? h h 6. Skønnes der at være tvivl om, hvorvidt der er uomtvistelig god sikkerhed for institutionens midler? h h 7. Er der risiko for tab på tilgodehavender, herunder tilgodehavender på fraflyttede lejere, som overstiger det allerede henlagte beløb til tab på debitorer? h h , den for bestyrelsen Forretningsfører Navn Adresse Telefon Ja Nej 8. Er der i forbindelse med revisionen konstateret overtrædelser af retningslinierne for ind- og udbetalinger? h h 9. Er der i årets løb registreret tilgodehavender hos forretningsfører? h h 10. Giver bedømmelsen af soliditeten og likviditeten anledning til tvivl om, hvorvidt der er tilstrækkelig sikkerhed for opfyldelsen af forpligtelserne? h h 11. Vil der indenfor de næste 5 år ske udamortisering af lån, jf. bekendtgørelsens § 2 a? h h Hvis revisor tillige er forretningsførers revisor besvares også spørgsmål 12: 12. Har revisor under revisionen af forretningsførers regnskaber fået kendskab til forhold, som forringer den økonomiske stilling? h h Besvares et eller flere af spørgsmålene med ja, skal svaret/svarene begrundes nærmere i en note på bagsiden. , den revisor Bilag 4 BY- OG BOLIGMINISTERIET, DEN 16. DECEMBER 1999 Spørgeskema om ungdomsboliginstitutionens budgetforhold, jf. § 4, stk. 1. Vedrørende driftsbudget for regnskabsåret Ungdomsboliginstitution Navn Adresse Telefon Ja Nej 1. Er der balance mellem indtægter og udgifter? h h 2. Skønnes der at være budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse samt fornyelse? h h 3. Skønnes der at være budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser til imødegåelse af tab på debitorer? h h , den for bestyrelsen Forretningsfører Navn Adresse Telefon Ja Nej 4. Skønnes der at være budgetteret med tilstrækkelige midler til almindelig vedligeholdelse, herunder eventuelt istandsættelse i forbindelse med fraflytning? h h 5. Skønnes der at være budgetteret med tilstrækkelige midler til afvikling af opsamlet underskud i overensstemmelse med gældende regler? h h 6. Er der foretaget årlig gennemgang af vedligeholdelsestilstand? h h 7. Er der udarbejdet vedligeholdelses-rapport? h h , den forretningsfører Bilag 5 BY- OG BOLIGMINISTERIET, DEN 16. DECEMBER 1999 Instruks om revision af ungdomsboliginstitutioners regnskaber. § 1. Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor, af Kommunernes Revisionsafdeling, Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune eller af andre kommunale revisionsorganer. Stk. 2. I tilfælde af revisorskifte skal den tiltrædende revisor rette henvendelse til den fratrædende revisor, der har pligt til at oplyse grundene til fratrædelsen. § 2. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (lovbekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997) og nærmere præciseret i stk. 2 og §§ 3-7. Stk. 2. Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte statslige og kommunale midler, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og ved driften af de institutioner, der er omfattet af regnskabet. § 3. Revisionens omfang afhænger af institutionens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen. § 4. Der foretages sædvanligvis revision i årets løb. Som led i revisionen undersøger revisor de eksisterende forretningsgange, herunder forretningsgangene vedrørende registrering af tilskudsudløsende faktorer, med henblik på at påse, om den interne kontrol er betryggende. Ud over systemrevision udfører revisor i nødvendigt omfang substansrevision. Revisionen udføres som udgangspunkt ved stikprøvevise undersøgelser. Uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn indgår i revisionen. Stk. 2. Ved den afsluttende revision påses det, at regnskabet er opstillet i overensstemmelse med de regler, der er fastsat herfor i By- og Boligministeriets bekendtgørelse om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte, og at det ikke indeholder væsentlige fejl eller mangler, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Stk. 3. Ved forvaltningsrevisionen undersøges det, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved institutionens forvaltning med hensyn til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. § 5. Institutionens bestyrelse skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af institutionens regnskab samt for revisors vurdering af forvaltningen, herunder mål og opnåede resultater. Institutionen skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv. § 6. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give institutionen meddelelse herom, samt påse at institutionen inden 3 uger giver kommunalbestyrelsen meddelelse herom. Stk. 2. Det samme gælder, hvis revisor under sin revision eller på anden måde bliver opmærksom på, at fortsættelse af driften er usikker af økonomiske eller andre grunde. § 7. Det reviderede årsregnskab forsynes med en revisionspåtegning, hvoraf skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen. Stk. 2. Revisor skal føre en revisionsprotokol. Stk. 3. I protokollen skal der indføres oplysninger om: 1. hvilke revisionsarbejder der er udført og resultatet heraf, samt 2. væsentlig usikkerhed, fejl eller mangler vedrørende institutionens bogholderi, regnskabsvæsen eller interne kontrol. Revisor skal endvidere redegøre for den udførte forvaltningsrevision. Specielt oplyses om revisors undersøgelse af samt vurdering og konklusioner vedrørende sparsommelighed, produktivitet og effektivitet samt om dispositioner uden for institutionens formål. Det skal i protokollatet til årsregnskabet oplyses: hvorvidt revisor opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser, hvorvidt revisor under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om, hvorvidt revisionen har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om den offentlige støtte er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, samt hvorvidt revisionen har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om støttegrundlag er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om særlige rapporter eller erklæringer, afgivelse af særlige beretninger, rådgivning og assistance. Stk. 4. Bestyrelsen skal nøje gennemgå protokollen, der forelægges på ethvert bestyrelsesmøde. Genpart af revisionsprotokollater indsendes af institutionens bestyrelse til kommunalbestyrelsen sammen med det påtegnede årsregnskab.