§ 1.§-link ↗
Regnskabsvæsenet skal bidrage til en sikker og effektiv økonomiforvaltning på alle niveauer i Statsforvaltningen, herunder selvejeområdet, og skal i størst muligt omfang foregå digitalt med brug af færrest mulige ressourcer og størst mulig automatisering.
Stk. 2. Regnskabsvæsenet skal understøtte, at der sikres nødvendige registreringer af økonomiske hændelser på en struktureret måde gennem forretningsgange, interne kontroller og forvaltning af aktiver og passiver. Dette kræver en regnskabsorganisation, der sikrer fordeling af ansvar og fastlæggelse af processer, herunder it-understøttelse, kontrol og dokumentation.
Stk. 3. Gennem regnskabsvæsenet skal tilvejebringes de fornødne oplysninger til brug for den løbende interne regnskabsopfølgning, den periodiske regnskabsaflæggelse samt den årlige udfærdigelse af statsregnskabet. Endvidere skal regnskabsvæsenet bidrage til udarbejdelsen af årsrapporter.
Stk. 4. Regnskabsvæsenet skal bidrage med oplysninger til revisionen af regnskaberne i henhold til gældende lovgivning herom.
§ 2.§-link ↗
Bestemmelserne om statens regnskabsvæsen omfatter: 1) Statsinstitutioner, dvs. departementer, underliggende institutioner, særlige fonde mv., samt selvejende institutioner, der er optaget på bevillingslovene med en driftsbevilling på lige fod med de egentlige statsinstitutioner. 2) Statsfinansierede selvejende institutioner, der modtager tilskud på bevillingslovene under bevillingstypen statsfinansieret selvejende institution. 3) Selvejende institutioner, foreninger, fonde mv., hvor vedkommende fagminister har truffet beslutning herom på baggrund af statsregnskabslovens § 2, stk. 2. 4) Selvejende institutioner, foreninger, fonde mv., for så vidt angår statslig bevillingsadministration, hvor vedkommende fagminister har truffet beslutning herom på baggrund af statsregnskabslovens § 2, stk. 2.
Stk. 2. Departementerne skal meddele Økonomistyrelsen, hvilke institutioner der omfattes af bekendtgørelsen i henhold til § 2, stk. 1, nr. 3 og 4.
§ 3. · Definitioner§-link ↗
En virksomhed er betegnelsen for en forvaltningsenhed inden for et ministerområde, hvis ledelse er budget- og regnskabsmæssig ansvarlig for en eller flere hovedkonti på bevillingslovene inden for ministerområdet og eventuelle fællesparagraffer på finansloven.
Stk. 2. Selvejende institutioner omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2, betragtes ligeledes som virksomheder.
§ 4. · Definitioner§-link ↗
En regnskabsførende institution er en organisation under en virksomhed med et selvstændigt ansvar for udførelsen af hele eller dele af virksomhedens opgaver.
Stk. 2. Som regnskabsførende institutioner betragtes endvidere selvejende institutioner mv., som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2 og 3.
Stk. 3. Institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, betragtes som en regnskabsførende institution for så vidt angår den statslige bevillingsadministration.
Stk. 4. En regnskabsførende institution administrerer en eller flere bogføringskredse/regnskaber.
§ 5. · Definitioner§-link ↗
En bogføringskreds er en regnskabsmæssigt balancerende enhed/aktivitet såvel løbende som i regnskabsafslutningsmæssig henseende.
§ 6. · Finansministeriet§-link ↗
Finansministeriet fastsætter i nærværende bekendtgørelse de generelle regler for det statslige regnskabsvæsen.
Stk. 2. Finansministeriet fastlægger retningslinjerne for udformning af statsregnskabet, jf. statsregnskabslovens § 1, stk. 2. Ved statsregnskabet forstås det regnskab, som fremlægges i Folketinget i henhold til grundlovens § 47, stk. 1.
Stk. 3. Økonomistyrelsen forestår tilrettelæggelsen af regnskabsaflæggelsen og indsamling af oplysninger mv. til brug for statsregnskabets opstilling. Økonomistyrelsen opstiller statsregnskabet efter Finansministeriets retningslinjer.
Stk. 4. Økonomistyrelsen fastsætter med udgangspunkt i de generelle regnskabsregler og bevillingslovene de konkrete regnskabsregler, herunder regler for indregning, måling og klassifikation af oplysninger, der skal indgå i statsregnskabet, statens kontoplan og retningslinjer for ministeriernes regnskabsaflæggelse.
Stk. 5. Økonomistyrelsen fastsætter rammerne for den statslige betalingsformidling og stiller likviditet til rådighed for de i § 4, stk. 1, anførte regnskabsførende institutioner samt de i § 4, stk. 4, nævnte institutioner.
Stk. 6. Økonomistyrelsen stiller de i § 11, stk. 1-5, omhandlede systemer til rådighed og har ansvaret for systemernes drift og sikkerhed, herunder opbevaring af regnskabsmateriale, jf. § 42.
Stk. 7. Økonomistyrelsen har ansvar for tilslutning og omlægninger af systemanvendelsen for de i § 11, stk. 1-5, nævnte systemer.
Stk. 8. Økonomistyrelsen fastsætter retningslinjer for udformning af instrukser.
Stk. 9. Alle udkast til love, bekendtgørelser og cirkulærer, der indeholder bestemmelser om statens regnskabsvæsen, skal forelægges Økonomistyrelsen til godkendelse.
§ 7. · Ministeriernes departementer§-link ↗
Ministeriernes departementer fastsætter i samarbejde med Økonomistyrelsen opdelingen på virksomheder inden for ministerområdet.
Stk. 2. Departementerne tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres områder, herunder omlægninger vedrørende ministerområdets anvendelse af de i § 11, stk. 2-5, nævnte systemer.
Stk. 3. Departementerne fører tilsyn med overholdelsen af reglerne om statens regnskabsvæsen inden for deres område, og sikrer tilvejebringelsen af de oplysninger, der er nævnt i § 1.
Stk. 4. Ved tilrettelæggelsen af regnskabsvæsenet skal departementerne tage højde for revisionsresultater og have en proces for opfølgning på revisionsbemærkninger.
Stk. 5. Departementerne skal ved tilrettelæggelsen af regnskabsvæsenet sikre, at virksomhederne og de regnskabsførende institutioner har en sådan størrelse, at de kan gennemføre en forsvarlig tilrettelæggelse af regnskabsvæsenet. Er det ikke muligt, skal departementerne på anden måde sikre, at der kan gennemføres en forsvarlig tilrettelæggelse af regnskabsvæsenet, eventuelt ved, at regnskabsfunktionerne samles i fælles regnskabsmæssige driftscentre eller varetages af eksterne driftscentre.
Stk. 6. Departementerne skal udarbejde en ministerieinstruks, jf. §§ 15-17.
§ 8. · Virksomhederne§-link ↗
Virksomhederne optages i de fællesstatslige systemer, som Økonomistyrelsen stiller til rådighed som led i de løsninger, som fremgår af § 11, stk. 2-5.
Stk. 2. Virksomhederne tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres område, herunder områdets opdeling på regnskabsførende institutioner.
§ 9. · Regnskabsførende institutioner§-link ↗
Regnskabsførende institutioner, jf. § 4, stk. 1, og institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bogføringskredse, optages i den af Økonomistyrelsen administrerede koncernløsning.
Stk. 2. De regnskabsførende institutioner og institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres eget område, herunder tilrettelæggelse af indrapporteringen til de anvendte systemer og kontrol med det fra systemerne modtagne materiale.
Stk. 3. De regnskabsførende institutioner, jf. § 4, stk. 1, skal udarbejde en regnskabsinstruks, jf. §§ 18-21.
Stk. 4. Institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, skal udarbejde og ajourføre interne retningslinjer, der beskriver institutionens regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af de regnskabsmæssige opgaver for de administrerede bevillinger. Retningslinjerne skal opfylde kravene i §§ 19-21.
§ 10. · Det Centrale Virksomhedsregister (CVR)§-link ↗
Virksomhederne optages som hovedregel som virksomheder i det Centrale Virksomhedsregister (CVR).
Stk. 2. Undtagelsesvis kan regnskabsførende institutioner i henhold til § 4 optages som virksomheder i CVR, når virksomhedsledelsen for den virksomhed i henhold til § 3, hvorunder institutionerne henhører, udøves af ministeriets departement.
Stk. 3. For institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1, foretages optagelsen i CVR af Danmarks Statistik i samråd med Økonomistyrelsen og vedkommende ministeriums departement.
Stk. 4. For institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2, foretages optagelsen i CVR af Erhvervsstyrelsen.
§ 11.§-link ↗
Institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1, er forpligtet til at anvende de fællesstatslige systemer med tilhørende hjælpesystemer som Økonomistyrelsen stiller til rådighed som led i de løsninger, som fremgår af stk. 2-5.
Stk. 2. En koncernløsning, der skal understøtte en løbende konsolidering af institutionernes transaktioner m.m. med henblik på at opstille regnskaber, jf. §§ 25 og 33, samt vedligeholde stamdata til anvendelse i fællesstatslige systemer.
Stk. 3. En økonomiløsning, der skal understøtte følgende opgaver: 1) Løbende registrering af institutionens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag, herunder transaktions- og kontrolsporet, i minimum 5 år, jf. §§ 25 og 42. 2) Kontering i overensstemmelse med Statens Kontoplan. 3) Automatisk afsendelse og modtagelse af elektroniske ordrer og elektroniske fakturaer. 4) Afregning af udlæg og tjenesterejser. 5) Føring af interne regnskaber, så det til belysning af aktiviteterne i en institution kan registreres, hvorledes indtægter og udgifter er fordelt, jf. § 39.
Stk. 4. En betalingsløsning, der understøtter modtagelse og afsendelse af elektroniske overførsler mellem pengeinstitutkonti.
Stk. 5. En personale- og lønløsning, der understøtter administration af ansættelsesforhold og udbetaling af løn og tjenestemandspension mv. i overensstemmelse med gældende overenskomster.
Stk. 6. De systemer, som indgår i de i stk. 2-5 nævnte løsninger, skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
Stk. 7. De systemer, som indgår i de i stk. 2-5 nævnte løsninger, skal endvidere opfylde krav om understøttelse af funktionsadskillelse, jf. § 23, stk. 1 og 2.
Stk. 8. Tilslutning til de systemer, som indgår i de i stk. 2-5, nævnte løsninger, sker efter aftale med Økonomistyrelsen.
§ 12.§-link ↗
Institutioner, der i stedet for de fælles statslige systemer, jf. § 11, vil anvende andre systemer, skal forinden have Finansministeriets godkendelse. En godkendelse forudsætter: 1) At de pågældende institutioner anvender et system, der tilgodeser de krav, der til enhver tid gælder for de i § 11, stk. 3-5, nævnte løsninger. 2) At data kan udveksles elektronisk med Økonomistyrelsens koncernløsning, jf. § 11, stk. 2.
Stk. 2. Finansministeriet orienterer Rigsrevisionen om eventuelle godkendelser.
§ 13.§-link ↗
Institutioner, der anvender supplerende systemer, skal sikre: 1) At den supplerende systemløsning til stadighed understøtter gældende statslige standarder, jf. § 11, stk. 6 og 7. 2) At data kan udveksles elektronisk med Økonomistyrelsens fællesstatslige systemer, jf. § 11, stk. 2-5.
§ 14.§-link ↗
Systemanvendelse for institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2-4, aftales mellem vedkommende ministerium og Økonomistyrelsen. Økonomistyrelsen orienterer Rigsrevisionen om sådanne aftaler.
Stk. 2. Selvejende institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2 og 3, er forpligtet til at anvende Økonomistyrelsens betalingsløsning til modtagelse af tilskud og til udbetaling af løn, i det omfang de anvender den i § 11, stk. 5, nævnte løsning på personale- og lønområdet, men kan også anvende betalingsløsningen til andre betalinger.
Stk. 3. Institutioner, omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, er forpligtede til at anvende den i § 11, stk. 2, nævnte koncernløsning og den i § 11, stk. 4, nævnte betalingsløsning i forbindelse med administrationen af bevillingerne. Institutionerne kan også anvende betalingsløsningen til andre betalinger.
§ 15. · Ministerieinstrukser§-link ↗
Hvert ministerium skal udarbejde og ajourføre en ministerieinstruks, der beskriver ministerområdets forretningsområde og opdeling på virksomheder, herunder angivelse af hvilke hovedkonti, inkl. bevillingslovenes fællesparagraffer, den enkelte virksomhed har ansvaret for.
§ 16. · Ministerieinstrukser§-link ↗
Ministerieinstruksen skal herudover indeholde: 1) En beskrivelse af, tilrettelæggelsen af ministerområdets overordnede regnskabsforvaltning. 2) En beskrivelse af, hvilke hovedkonti ministeriet får administreret af andre ministerområder mv. 3) En beskrivelse af procedurerne for regnskabsgodkendelsen, jf. § 34, med angivelse frekvens for godkendelse af regnskab mv., og eventuelle krav til virksomheder og regnskabsførende institutioner. 4) En beskrivelse af hovedelementerne i ministeriets tilrettelæggelse af den interne kontrol og risikostyring, herunder tilsynet med udførende enheder, i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. 5) En beskrivelse af ministeriets tilrettelæggelse af håndtering af revisionsbemærkninger, herunder krav til virksomheder og regnskabsførende institutioner. 6) En beskrivelse af øvrige relevante regnskabsprocedurer i forbindelse med regnskabsaflæggelsen på ministerområdet.
§ 17. · Ministerieinstrukser§-link ↗
Den af departementets ledelse godkendte ministerieinstruks sendes til virksomhederne på ministerområdet.
§ 18. · Regnskabsinstrukser§-link ↗
Hver regnskabsførende institution skal udarbejde og ajourføre en regnskabsinstruks.
Stk. 2. Består virksomheden af flere regnskabsførende institutioner, kan virksomheden bestemme, at der skal udarbejdes en virksomhedsfælles regnskabsinstruks.
Stk. 3. Departementet kan bestemme, at der skal etableres koncernfælles regnskabsinstrukser på ministerområdet.
§ 19. · Regnskabsinstrukser§-link ↗
Regnskabsinstruksen skal som minimum indeholde: 1) En beskrivelse af institutionens opgaver og regnskabsmæssige organisation, herunder hvilke bogføringskredse institutionen administrerer. 2) En beskrivelse af institutionens regnskabsopgaver, herunder institutionens konkrete tilrettelæggelse og udmøntning af kompetencefordeling i relation til udgifts- og indtægtsforvaltningen, betalingsforvaltningen, den regnskabsmæssige registrering, herunder registrering af dispositioner, regnskabsaflæggelsen, opbevaring af regnskabsmateriale og forvaltningen af aktiver og passiver mv. 3) En beskrivelse af hovedelementerne i institutionens tilrettelæggelse af den interne kontrol og risikostyring i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. 4) En beskrivelse af institutionens it-anvendelse i forbindelse med regnskabsføringen, omfattende en beskrivelse af registreringen af transaktioner, herunder, hvorledes materialets nøjagtighed er sikret, hvorledes en fuldstændig og nøjagtig registrering er sikret, samt hvorledes automatisk genererede registreringer foretages, og en beskrivelse af opbevaringen af regnskabsmaterialet, herunder de metoder, der benyttes til opbevaring, og hvordan regnskabsmaterialet fremfindes. Endvidere beskrives de generelle kontroller af it-anvendelsen. 5) En beskrivelse af øvrige relevante regnskabsprocedurer i forbindelse med regnskabsaflæggelsen i institutionen.
§ 20. · Regnskabsinstrukser§-link ↗
Det skal af regnskabsinstruksen eller i et bilag til regnskabsinstruksen fremgå, hvilke medarbejdere der har ansvaret for hvilke regnskabsmæssige opgaver i institutionen.
Stk. 2. Medarbejdere, der er beskæftiget med systemudvikling, programmering, driftsafvikling og kontrol hermed, må ikke varetage funktioner i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering og betalingsforretninger.
Stk. 3. Bilaget opbevares lokalt i institutionen og er ikke omfattet af fremsendelsespligten i henhold til § 21.
§ 21. · Regnskabsinstrukser§-link ↗
Den af institutionens ledelse godkendte regnskabsinstruks sendes til virksomheden til orientering eller gøres tilgængelig for virksomheden på anden vis.
§ 22. · Registreringens omfang§-link ↗
Ved en transaktion forstås indtrufne økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af institutionens aktivitet.
Stk. 2. Institutionen skal registrere alle transaktioner nøjagtigt, og snarest muligt efter at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger, og en økonomisk opgørelse kan finde sted.
Stk. 3. Registreringerne skal som minimum omfatte: 1) Betalingstransaktioner i form af ind- og udbetalinger. 2) Indtægtstransaktioner i form af driftsindtægter, anlægsindtægter samt skatter og overførselsindtægter mv. 3) Udgiftstransaktioner i form af driftsudgifter, anlægsudgifter og overførselsudgifter mv. 4) Afskrivninger på materielle og immaterielle anlægsaktiver. 5) Nedskrivning af materielle og immaterielle anlægsaktiver. 6) Nedskrivninger af udlån og tilgodehavender. 7) Værdiregulering af værdipapirer og kapitalandele. 8) Tilgang og forbrug af varelagre til brug for produktion. 9) Tilgang og forbrug af hensatte forpligtelser. 10) Aktiver i form af immaterielle, materielle og finansielle anlægsaktiver samt omsætningsaktiver. 11) Passiver i form af hensatte forpligtelser og kort- og langfristede gældsforpligtelser. 12) Afgivne tilsagn, der har udgifts- eller indtægtsvirkning i et kommende finansår.
Stk. 4. Ændring af regnskabspraksis og overførsel af aktiver og passiver mellem regnskabsførende institutioner registreres efter nærmere retningslinjer fra Økonomistyrelsen.
Stk. 5. Registreringer skal endvidere efter behov omfatte dispositioner mv., jf. § 38.
Stk. 6. Registreringerne skal foretages i samme valuta som det pågældende års bevillingslove, jf. § 31, stk. 1.
§ 23. · Organisering (funktionsadskillelse)§-link ↗
Registrering af transaktioner skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingen (funktionsadskillelse), herunder skal det sikres, at funktionsadskillelsen er effektiv.
Stk. 2. Der, hvor funktionsadskillelse ikke er mulig, skal der iværksættes kompenserende kontroller med henblik på at sikre kontrollen med betalingerne på anden måde, jf. § 26, og der skal optages særskilte bestemmelser herom i institutionens regnskabsinstruks.
Stk. 3. For institutioner, omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, skal tilsvarende særskilte bestemmelser optages i institutionens interne retningslinjer, jf. § 9, stk. 4.
§ 24. · Periodisering§-link ↗
Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og ydelser til eller fra staten, skal registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og ydelser, skal registrering ske, så snart beløbet kan opgøres, og senest på betalingstidspunktet.
Stk. 2. Der er følgende undtagelser fra stk. 1: 1) Ved bindende tilsagn om tilskud registreres udgiften på tidspunktet for afgivelse af tilsagnet. 2) Projektindtægter mv., hvis retmæssige erhvervelse forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen til denne aktivitet. 3) Afskrivninger på materielle og immaterielle aktiver registreres systematisk over aktivets brugstid. 4) Nedskrivning af materielle anlægsaktiver registreres, når et varigt værdifald på anlægsaktivets regnskabsmæssige værdi konstateres. 5) Udlån og tilgodehavender nedskrives, når det ikke er sandsynligt, at hele eller dele af fordringens bogførte beløb modtages. 6) Værdipapirer og kapitalandele værdireguleres til den opgjorte værdi på balancedagen. 7) Tilgang og forbrug af varelager registreres i takt med, at varelageret forbruges. 8) Tilgang af hensatte forpligtelser registreres, når en forpligtende begivenhed er indtruffet, og forpligtelsen er sandsynlig, men tidspunktet for betaling eller beløbets størrelse er uvist. Reguleringen af hensatte forpligtelser registreres ved væsentlige ændringer. Forbrug af hensatte forpligtelser registreres, når forpligtelsen realiseres.
§ 25. · Tilrettelæggelse og dokumentation§-link ↗
Ved transaktionsspor forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte regnskabsmæssige registreringer og institutionens årsregnskab, perioderegnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Endvidere skal tallene heri kunne opløses i de enkeltregistreringer, som de er sammensat af.
Stk. 2. Ved kontrolspor forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.
Stk. 3. Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag.
Stk. 4. Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset om dokumentationen findes på et elektronisk medie, papir eller andet medie. Et bilag kan bestå af flere dokumenter, herunder anden dokumentation. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end institutionen. Øvrige bilag anses som interne. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette benyttes.
Stk. 5. Registreringerne skal så vidt muligt foretages i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. Registreringerne skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme den enkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen.
Stk. 6. Bilag skal som grundlag for registreringen være godkendt af hertil bemyndigede personer.
Stk. 7. Rettes regnskabsmateriale, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.
Stk. 8. Den regnskabsmæssige registrering skal så vidt muligt foregå automatisk på baggrund af elektronisk overførte data. Registreres på baggrund af elektronisk overførte data, skal den regnskabsførende institution dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering.
Stk. 9. Registreringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.
Stk. 10. Registrering skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til Statens Kontoplan (koncernkontoplanen).
Stk. 11. Institutioner, der ikke anvender de systemer, som Økonomistyrelsen stiller til rådighed, jf. § 11, kan registrere i henhold til en kontoplan (institutionskontoplan), som entydigt refererer til - og lokalt kan omsættes til - Statens Kontoplan.
§ 26. · Generelt om betalingsforretninger§-link ↗
Udbetalingsforretninger skal tilrettelægges således, at der etableres funktionsadskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingen, herunder funktionsadskillelse for den enkelte betaling, jf. § 23, stk. 1 og 2.
Stk. 2. Der skal under hensyntagen til betalingernes størrelse og frekvens foretages de fornødne kontroller af såvel grundlaget for ind- og udbetalinger som den faktiske effektuering heraf.
§ 27. · Betalinger via pengeoverførsler§-link ↗
Betalinger skal så vidt muligt foretages som overførsler mellem pengeinstitutkonti og i form af elektroniske overførsler.
Stk. 2. Afregninger fra en regnskabsførende institution skal udarbejdes og sendes elektronisk, og afregninger til en regnskabsførende institution skal modtages elektronisk af institutionen.
§ 28. · Betaling med betalingskort§-link ↗
Økonomistyrelsen fastsætter retningslinjer om anvendelse af betalingskort for institutioner, omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1-3. Betaling med anvendelse af betalingskort kan kun ske under iagttagelse af disse retningslinjer og skal beskrives i institutionens regnskabsinstruks.
§ 29. · Kontante betalinger mv.§-link ↗
En institution kan etablere en institutionskasse til varetagelse af kontante betalinger, som det ikke er hensigtsmæssigt at afvikle via overførsler mellem pengeinstitutkonti. Institutionskassen kan bestå af likvide beholdninger samt indestående i pengeinstitutter.
Stk. 2. Institutionskassen skal begrænses til beløb, der er absolut nødvendige under hensyn til institutionens daglige og uforstyrrede drift. Institutionskassens maksimumbeløb skal fremgå af institutionens regnskabsinstruks.
Stk. 3. Det påhviler institutionens direktør ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt.
Stk. 4. Der kan afkræves sikkerhedsstillelse af personer eller virksomheder mv., som modtager indbetalinger eller foretager udbetalinger på statens vegne, eller som i deres varetægt har penge eller andre værdier, som staten ejer eller har ansvaret for.
§ 30. · Kontante betalinger mv.§-link ↗
Institutioner, der modtager værdipost eller andre værdier, skal sikre en kontrol med og registrering af disse.
§ 31. · Generelle krav til regnskabsaflæggelsen§-link ↗
Ministerier, virksomheder og regnskabsførende institutioner skal aflægge regnskab i henhold til de regler, der til enhver tid er fastsat af Økonomistyrelsen, og regnskabsaflæggelsen skal ske i overensstemmelse med de principper, som ligger til grund for bevillingslovene.
Stk. 2. Regnskabsåret følger finansåret.
§ 32. · Regnskaber for regnskabsførende institutioner, virksomheder og ministerområderne§-link ↗
Regnskabsmæssige registreringer i henhold til § 22, stk. 3, samt eventuelle bevillingsbeløb indgår pr. bogføringskreds i den af Økonomistyrelsen administrerede koncernløsning.
Stk. 2. De regnskabsførende institutioner, hvorunder bogføringskredsen henhører, skal månedligt bekræfte, at registreringerne i koncernløsningen er i overensstemmelse med registreringerne i det lokale økonomisystem.
§ 33. · Regnskaber for regnskabsførende institutioner, virksomheder og ministerområderne§-link ↗
Registreringerne pr. bogføringskreds samles månedligt i koncernløsningen til et regnskab for hver regnskabsførende institution, et regnskab for hver virksomhed og et regnskab for hvert ministerområde.
§ 34. · Regnskaber for regnskabsførende institutioner, virksomheder og ministerområderne§-link ↗
De regnskabsførende institutioner skal godkende deres årlige regnskab over for virksomhederne.
Stk. 2. Virksomhederne godkender deres årlige regnskab over for departementerne.
Stk. 3. Departementerne godkender ministerområdets årlige regnskab over for Økonomistyrelsen og Rigsrevisionen.
Stk. 4. De regnskabsførende institutioner, virksomhederne og departementerne skal som minimum godkende perioderegnskaber kvartalsvist. Økonomistyrelsen fastsætter det nærmere indhold af denne godkendelse.
Stk. 5. Departementernes godkendelse af ministerområdets årlige regnskab sker via en regnskabserklæring, hvori det oplyses: 1) Om der er ændringer i regnskabsprincipperne, der har betydning for vurderingen af regnskabet for det pågældende finansår. 2) Om regnskabet indeholder alle de bogføringskredse og delregnskaber, som ministerområdet er ansvarlig for. 3) Om forbruget af bevillinger er opgjort korrekt. 4) Om aktiver og passiver er opgjort korrekt. 5) Om der inden for ministerområdet er etableret forretningsgange og interne kontroller, som i videst muligt omfang sikrer, at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.
Stk. 6. Regnskabsførende institutioner og virksomheder, som er serviceret af Statens Administration, skal foretage godkendelsen af deres årlige regnskab efter stk. 1 og 2 på grundlag af Statens Administrations regnskabserklæringer samt foretagne interne kontroller.
Stk. 7. Regnskabsførende institutioner og virksomheder, hvis bevillingsadministration helt eller delvist er henlagt til institutioner uden for staten, eller som refunderer udgifter afholdt af institutioner uden for staten, skal foretage godkendelse af deres årlige regnskab for de omfattede bevillinger efter stk. 1 og 2 på grundlag af de modtagne informationer fra de nævnte institutioner uden for staten samt gennemførte faglige tilsyn og interne kontroller.
§ 35. · Regnskaber for regnskabsførende institutioner, virksomheder og ministerområderne§-link ↗
Som led i regnskabsgodkendelsen skal det kontrolleres, at forbruget af givne bevillinger samt aktiver og passiver er opgjort korrekt. Herunder vurderes, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse.
Stk. 2. Det skal kontrolleres, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller under hensyntagen til væsentlighed og risiko, herunder at forretningsgange og interne kontroller er effektive, som sikrer regnskabsaflæggelsen.
Stk. 3. Der skal være etableret et tilsyn under hensyntagen til væsentlighed og risiko, som sikrer, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller i henhold til stk. 2.
§ 36. · Regnskaber for regnskabsførende institutioner, virksomheder og ministerområderne§-link ↗
Selvejende institutioner mv., der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 2 og 3, er ikke omfattet af §§ 32-35.
Stk. 2. Selvejende institutioner mv., der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 3, skal som minimum over for tilskudsydende statsinstitution udarbejde et årsregnskab bestående af en balance, en resultatopgørelse, en redegørelse for anvendt regnskabspraksis, en opgørelse over bevægelserne i egenkapitalen samt noter.
Stk. 3. Institutioner, som er omfattede af § 2, stk. 1, nr. 4, er for de administrerede bevillinger omfattede af reglerne i §§ 32-35.
Stk. 4. Årsregnskabet efter § 36, stk. 2, skal påtegnes af institutionen med en regnskabserklæring, hvori det bekræftes, at regnskabet er opgjort korrekt.
§ 37. · Årsrapporter§-link ↗
Virksomheder omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1 og 2, skal udarbejde en årsrapport efter de af Økonomistyrelsen udsendte retningslinjer. Årsrapporten skal give et samlet, dækkende og pålideligt billede af den enkelte virksomheds økonomi, samt beskrive den enkelte virksomheds væsentlige faglige resultater.
Stk. 2. Departementerne skal sende årsrapporterne for virksomheder, omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1, til Økonomistyrelsen. Økonomistyrelsen fastsætter den nærmere afleveringsdato for årsrapporterne og publicerer disse på sin hjemmeside.
Stk. 3. Årsrapporten består af følgende elementer: 1) Beretning. 2) Faglige resultater. 3) Finansiel rapportering. 4) Påtegning.
Stk. 4. Årsrapporten påtegnes af virksomhedens ledelse. Med påtegningen tilkendegives: 1) At årsrapporten er rigtig, dvs. at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser for både de faglige resultater og den finansielle rapportering. 2) At de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 3) At der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning af de midler og ved driften af de institutioner, der er omfattet af årsrapporten.
Stk. 5. For virksomheder omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1, skal årsrapporten endvidere omfatte de regnskabsmæssige forklaringer til brug for Rigsrevisionens bevillingskontrol. Rigsrevisionen kan herudover indhente nødvendige informationer mv. til brug for revisionen.
Stk. 6. Departementerne skal udarbejde en årsrapport, der som minimum indeholder en finansiel rapportering, påtegning og de regnskabsmæssige forklaringer til brug for Rigsrevisionens bevillingskontrol.
§ 38. · Dispositionsregnskaber og interne regnskaber§-link ↗
Regnskabsførende institutioner skal efter behov udarbejde dispositionsregnskaber, omfattende indgåede aftaler og påtagne forpligtelser, der senere medfører indtægter eller udgifter i løbende eller kommende finansår.
§ 39. · Dispositionsregnskaber og interne regnskaber§-link ↗
Regnskabsførende institutioner skal ligeledes udarbejde interne regnskaber med oplysninger om, hvorledes institutionens indtægter, udgifter og omkostninger mv. er fordelt på f.eks. formål, sted, produkt og aktivitet mv.
Stk. 2. De interne regnskaber skal kunne danne grundlag for belysning af, hvad de enkelte aktiviteter koster eller forventes at koste, bl.a. til udarbejdelsen af omkostningsfordelinger, samt hvilke faktorer der er bestemmende for forbruget af ressourcer til produktion. Ligeledes skal det interne regnskab kunne danne grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten.
§ 40. · Statsregnskabet§-link ↗
Regnskabsoplysninger i henhold til godkendte årsregnskaber, jf. §§ 32-35, indgår i Økonomistyrelsens opstilling af statsregnskabet.
Stk. 2. Ministerier og institutioner skal, i det omfang Økonomistyrelsen bestemmer det, tilvejebringe supplerende regnskabsmateriale til brug for aflæggelsen af statsregnskabet, herunder sådanne noter og oversigter over den statslige aktivitet, som er nødvendige for regnskabets rette forståelse.
Stk. 3. Institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, meddeler Økonomistyrelsen de oplysninger og tilvejebringer det regnskabsmæssige materiale, som Økonomistyrelsen finder nødvendigt for at opstille statsregnskabet, jf. § 6, stk. 3.
§ 41.§-link ↗
Som regnskabsmateriale anses: 1) Registreringer, herunder transaktionssporet. 2) Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet. 3) Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger. 4) Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen, aftaler om elektronisk dataudveksling, og beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale. 5) Revisionsbemærkninger og -beretninger.
§ 42.§-link ↗
Institutionen skal opbevare regnskabsmaterialet, jf. § 41, på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, medmindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser.
Stk. 2. Regnskabsmaterialet skal opbevares på elektronisk medie eller anden lignende måde.
Stk. 3. Institutionen skal sikre, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug i opbevaringsperioden, jf. stk. 1.
Stk. 4. Regnskabsmateriale, der er omdannet til elektronisk form, kan destrueres.
§ 43.§-link ↗
Regnskabsmaterialet skal opbevares på en sådan måde, at det uden vanskeligheder kan gøres tilgængeligt her i landet, herunder for offentlige myndigheder m.fl., som i henhold til anden lovgivning har ret til at kræve indsigt i regnskabsmaterialet.
Stk. 2. Regnskabsmaterialet kan opbevares i elektronisk form her i landet eller i udlandet, hvis den bogføringspligtige: 1) Opbevarer regnskabsmaterialet i overensstemmelse med denne bekendtgørelse. 2) Til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet. 3) Opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer m.v. og eventuelle nødvendige adgangskoder m.v. her i landet. 4) Sørger for, at regnskabsmaterialet kan udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.
§ 44. · Forvaltning af udgifter og indtægter§-link ↗
De regnskabsførende institutioner skal foretage en forsvarlig forvaltning af udgifter og indtægter. Forretningsgange og interne kontroller i forbindelse hermed skal fastlægges i regnskabsinstruksen under hensyntagen til væsentlighed og risiko.
Stk. 2. Forvaltningen af udgifter og indtægter omfatter disponering og godkendelse af udgifts-/indtægtsbilag. Endvidere omfatter forvaltningen af indtægter regningsudskrivning/opkrævning for så vidt angår skatter og afgifter mv. og debitorforvaltning.
Stk. 3. Disponering omfatter indgåelse af aftaler, køb af varer og tjenesteydelser mv., der medfører eller kan medføre udgifter eller indtægter for den regnskabsførende institution. Disponeringen skal godkendes af en hertil bemyndiget person i overensstemmelse med de givne bevillinger og under hensyntagen til Finansministeriets retningslinjer. Finansministeriet kan kræve indberettet omfanget af foretagne dispositioner af en nærmere bestemt art.
Stk. 4. Godkendelse af udgifts- og indtægtsbilag omfatter bilagets materielle og økonomiske indhold, i hvilken forbindelse der skal føres kontrol med, at de i bilaget nævnte varer, ydelser mv. er leveret, og at bilaget er korrekt. Hvor der ikke foreligger en direkte modydelse, skal der ved godkendelsen føres kontrol med, at grundlaget for udgiften/indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, samt at bilaget er korrekt.
Stk. 5. Forvaltning af udgifter og indtægter skal tilrettelægges således, at der etableres funktionsadskillelse, jf. § 23, stk. 1 og 2, mellem disponering og godkendelse af udgifts- og indtægtsbilag.
Stk. 6. Institutioner, som er omfattede af § 2, stk. 1, nr. 4, er for de administrerede bevillinger omfattede af reglerne i stk. 1-5.
§ 45. · Forvaltning af værdier og forpligtelser§-link ↗
De regnskabsførende institutioner skal foretage en forsvarlig forvaltning af de regnskabsmæssige aktiver og passiver samt andre værdier og forpligtelser, som institutionen råder over.
Stk. 2. De regnskabsførende institutioner skal løbende afstemme de regnskabsmæssige registreringer af aktiver og passiver, herunder kasse- og likvidbeholdninger.
Stk. 3. De regnskabsførende institutioner skal efter behov føre særskilte fortegnelser over væsentlige regnskabsmæssige aktiver og passiver samt øvrige væsentlige værdier og forpligtelser, hvor sådanne specifikationer ikke fremgår af den regnskabsmæssige registrering eller institutionens anlægskartotek.
Stk. 4. De regnskabsførende institutioner skal periodisk føre kontrol med, at regnskabsmæssige aktiver og øvrige værdier er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse.
Stk. 5. Institutioner, som er omfattede af § 2, stk. 1, nr. 4, er for de administrerede bevillinger omfattede af reglerne i stk. 1-4.
§ 46. · Forvaltning af ikke-statslige aktiver eller passiver§-link ↗
Institutioner kan forvalte ikke-statslige aktiver eller passiver, herunder formuer tilhørende legater, som ligger inden for institutionens formål. Forvaltningen skal ske uden omkostninger for institutionen.
Stk. 2. De i stk. 1 nævnte ikke-statslige aktiver eller passiver skal ikke optages i institutionens regnskab.
Stk. 3. Institutionen skal indsætte likvide midler på en konto i den betalingsløsning, som Økonomistyrelsen stiller til rådighed, jf. § 11, stk. 4, eller i et pengeinstitut. Disse midler indgår ikke i opgørelsen af institutionskassen. Institutionen skal anbringe værdipapirer i et åbent depot i et pengeinstitut eller på anden betryggende måde.
Stk. 4. Institutionen skal i regnskabsinstruksen beskrive interne retningslinjer og ansvarsfordeling for forvaltningen af de ikke-statslige aktiver og passiver.
§ 47.§-link ↗
Fravigelser fra bekendtgørelsens regler kan alene ske efter anvisning eller tilladelse fra Finansministeriet.
§ 48.§-link ↗
Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. oktober 2026.
Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen mv. ophæves.