§ 1. · Område§-link ↗
Bestemmelserne gælder for papirarkivalier og digitalt skabte data og dokumenter, der er skabt eller tilvejebragt af regionerne, herunder regionernes institutioner, sygehuse og hospitaler, dog jf. stk. 3.
Stk. 2. Bestemmelserne gælder tillige for papirarkivalier og digitalt skabte data, der før 1. januar 2007 er skabt eller tilvejebragt af amtskommunernes og regionernes sygehuse og hospitaler, dog jf. stk. 3.
Stk. 3. Bestemmelser gælder ikke for papirarkivalier og digitalt skabte data og dokumenter fra de regionale videnskabsetiske komiteer og fra de regionale trafikselskaber, som er omfattet af særskilte bestemmelser.
Stk. 4. For ressort, der overføres til regionerne efter ikrafttrædelsen af denne bekendtgørelse, udsteder Rigsarkivet særskilte bestemmelser om bevaring og kassation.
§ 2. · Bevaring§-link ↗
Papirarkivalier bevares efter reglerne i bilag 1.
Stk. 2. Digitalt skabte data og dokumenter bevares efter reglerne i bilag 2.
Stk. 3. Rigsarkivet kan i særlige tilfælde og efter konkret vurdering træffe beslutning om kassation af materiale, som ifølge § 2 skal bevares.
§ 3. · Bevaring§-link ↗
Regionsrådet kan beslutte at bevare papirarkivalier og digitalt skabte data og dokumenter i større omfang end fastsat i § 2.
§ 4. · Kassation§-link ↗
Følgende arkivalier kan kasseres uanset bestemmelserne i § 2 og bilag 1-2: 1) Data fra it-systemer, hvorfra alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed. 2) Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse. 3) Sager samt data i it-systemer om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger. 4) Sager samt data i it-systemer om kontorhold, kontormaskiner samt inventar m.v. 5) Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i it-systemer (inddata). 6) Samlinger af udskrifter fra it-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata). 7) Regnskabsbilag. 8) Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling. 9) Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling. 10) Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.). 11) Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v. 12) Reproducerbare blanketsystemgenerede dokumenter, for så vidt de kan rekonstrueres på grundlag af metadata. 13) E-følgesedler, digital signatur, redundante dokumenter, testdokumenter m.v. 14) Lyd- og videooptagelser, som ikke indgår i et it-system, under forudsætning af, at bevaringsværdig information i alt væsentligt er fastholdt i et dokument.
§ 5. · Kassation§-link ↗
Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til § 2, kasseres, når opbevaringspligten efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.
§ 6. · Ikrafttrædelse m.v.§-link ↗
Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. april 2020.
Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 266 af 23. marts 2015 om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne ophæves.