§ 1.§-link ↗
Bestemmelserne gælder for elektroniske arkivsystemer, der indeholder personoplysninger, som en primærkommune er dataansvarlig for.
Stk. 2. Bestemmelserne gælder ikke for Københavns og Frederiksberg kommuner samt Bornholms regionskommune. Bevaring og arkivering
§ 2.§-link ↗
Der bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der fungerer som søgemiddel til dokumenter eller sager, herunder elektroniske journaler samt tilsvarende sags- og dokumentregistre.
Stk. 2. Der bevares en arkiveringsversion af data fra elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH- og EDH-systemer).
Stk. 3. Der bevares en arkiveringsversion af data fra sagshenvisnings- og advissystemer.
§ 3.§-link ↗
Fra økonomi- og personaleområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der indeholder 1) kontonumre med tilhørende kontooplysninger samt kontotekster eller 2) posteringsoplysninger.
§ 4.§-link ↗
Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o. lign., der indeholder 1) identifikationsoplysninger, 2) visitationsoplysninger, 3) beregningsoplysninger vedr. tildeling af friplads, søskenderabat o.lign. eller 4) normeringsoplysninger for den enkelte institution.
Stk. 2. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende hjemmehjælp, handicapomsorg, ældreinstitutioner m.v., der indeholder 1) identifikationsoplysninger, 2) visitationsoplysninger, 3) tildelt hjælp eller 4) normeringsoplysninger for den enkelte institution.
Stk. 3. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende aktivering, integration, kontanthjælp, revalidering samt sociale pensioner, der indeholder 1) identifikationsoplysninger, 2) oplysninger om enkeltpersoner, som danner grundlag for beslutninger om kommunale foranstaltninger eksempelvis revalidering og aktivering eller 3) oplysninger om de foranstaltninger, der har været iværksat overfor den enkelte.
§ 5.§-link ↗
Fra undervisnings- og kulturområdet bevares en arkiveringsversion af systemer vedrørende elevadministration i kommuneskoler, der indeholder 1) folkeregisteroplysninger (identifikationsoplysninger), 2) skoleoplysninger eller 3) elevoplysninger.
§ 6.§-link ↗
Oplysninger i elektroniske arkivsystemer, der efter bestemmelserne i §§ 2-5 skal bevares, skal afleveres til offentligt arkiv. Afleveringen skal ske senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne efter de derom gældende regler skal slettes, eller når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem. Kassation
§ 7.§-link ↗
Data i øvrige elektroniske arkivsystemer med personoplysninger slettes, når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem. Ikrafttrædelse m.v.
§ 8.§-link ↗
Bekendtgørelsen træder i kraft den 22. november 2003.