§ 1.§-link ↗
Bestemmelserne om bevaring og kassation gælder for alle amtskommunens arkivalier, bortset fra arkivalier der findes ved amtskommunens institutioner, sygehuse m.v.
Stk. 2. Bestemmelserne om bevaring og kassation gælder dog ikke materiale, som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre eller de i medfør af denne lov fastsatte registerforskrifter.
Stk. 3. Reglerne i bilaget til denne bekendtgørelse gælder tillige for Københavns og Frederiksberg Kommuner, medmindre andet er fastsat i henholdsvis bekendtgørelse om kassation af Københavns Kommunes arkivalier og bekendtgørelse om kassation i kommunernes arkiver.
§ 2.§-link ↗
Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med amtskommunens virksomhed. For kort, tegninger og planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd, hulkort, magnetbånd og andre medier til behandling og opbevaring af data gælder samme regler som for de øvrige arkivalier, jf. dog § 1, stk. 2.
§ 3.§-link ↗
Arkivalier i amtskommunens arkiver må kun tilintetgøres, hvis de i bilaget til bekendtgørelsen er opført blandt de sager, der kan kasseres.
Stk. 2. Sagsmateriale skal dog altid opbevares så længe, der er administrativt behov for det.
Stk. 3. Arkivalier, der ikke er af egentlig amtskommunal karakter, men er indgået i amtskommunens arkiver, fx. foreningsarkiver, må ikke kasseres.
Stk. 4. Indenrigsministeren kan fastsætte regler om kassation af arkivalier, som er blevet mikrofotograferet.
§ 4.§-link ↗
Arkivalier modtaget fra institutioner, hvis ressort overgår eller er overgået til amtskommunen, holdes adskilt og behandles efter de bestemmelser, der er udstedt for de pågældende institutioner.
§ 5.§-link ↗
Materiale, der ikke sagsbehandles, bør ikke indgå i sagerne. Det gælder først og fremmest trykt informationsmateriale, herunder bl.a. love, bekendtgørelser og cirkulærer, tidsskrifter og bøger, brochurer og reklamer.
Stk. 2. Dubletter udtages til kassation ved sagens afslutning.
Stk. 3. Materiale om samme sag bør kun bevares eet sted. Materiale, der er tilsendt fra institutioner eller amtskommunens andre afdelinger til orientering, kan kasseres, når der ikke længere er praktisk brug for det.
§ 6.§-link ↗
Arkivalier, der er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til landsarkiverne. De skal tilintetgøres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering, brænding eller formaling i en papir- eller papfabrik. Kasserede arkivalier må ikke overlades til f.eks. produkthandlere eller papirindsamlinger.
Stk. 2. Kassationer forestås af amtskommunens eget personale, som har ansvaret for arbejdets udførelse.
Stk. 3. Landsarkiverne kan foretage kassation i arkivalier, der tidligere er afleveret fra amtskommunerne, efter de i denne bekendtgørelse fastsatte regler.
§ 7.§-link ↗
Arkivalier, der skal bevares i henhold til bestemmelserne, kan afleveres til landsarkiverne, sædvanligvis når arkivalierne er 30 år gamle.
Stk. 2. Der træffes aftale med landsarkivet forinden aflevering finder sted. Arkivalierne skal pakkes og mærkes forskriftsmæssigt, og afleveringsfortegnelse udarbejdes.
Stk. 3. Tvivlsspørgsmål vedrørende opbevaring eller aflevering af arkivalier kan forelægges for landsarkiverne.
§ 8.§-link ↗
Udskillelse af de personsager, der skal bevares, sker ved hjælp af de 2 første cifre i CPR-nummeret. Hvis kassation af personsager ikke kan foretages efter fødselsdag, sker kassation efter samråd med landsarkivet.
§ 9.§-link ↗
Kassation i de enkelte dele af amtskommunens arkiver sker efter anvisningerne i bilaget.
§ 10.§-link ↗
Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. marts 1990.
Stk. 2. Indenrigsministeriets cirkulære nr. 69 af 28. marts 1945 angående kassation af arkivalier og bekendtgørelse nr. 251 af 25. maj 1979 om kassationer i amtskommunernes arkiver vedrørende regnskabsvæsen ophæves.