§ 1.§-link ↗
Bestemmelserne om bevaring og kassation gælder for alle kommunens arkivalier, herunder også for de arkivalier, der findes ved kommunens institutioner, skoler, biblioteker, hospitaler, værker m.v.
Stk. 2. Bestemmelserne om opbevaring og kassation omfatter dog ikke materiale, som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre eller de i medfør af denne lov fastsatte registerforskrifter.
§ 2.§-link ↗
Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med kommunens virksomhed. For kort, tegninger og planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd, hulkort, magnetbånd og andre medier til behandling og opbevaring af data gælder samme regler som for øvrige arkivalier, jfr. dog § 1, stk. 2.
§ 3.§-link ↗
Arkivalier i Københavns kommune må kun tilintetgøres, hvis de i bilaget til bekendtgørelsen er opført blandt de sager, der kan kasseres.
Stk. 2. Arkivalier, der ikke er af egentlig kommunal karakter, men er indgået i kommunens arkiver, f.eks. foreningsarkiver, må ikke kasseres uden stadsarkivarens godkendelse.
Stk. 3. Indenrigsministeren kan fastsætte regler om kassation af arkivalier, som er blevet mikrofotograferet.
§ 4.§-link ↗
Arkivalier modtaget fra en institution, hvis ressort overgår til kommunen, behandles ifølge de bestemmelser, der er udstedt for de pågældende institutioner. Hvis sådanne bestemmelser ikke findes, anvendes reglerne i denne bekendtgørelse.
§ 5.§-link ↗
Materiale, der ikke sagsbehandles, bør ikke indgå i sagerne. Materiale om den samme sag bør så vidt muligt kun bevares eet sted.
§ 6.§-link ↗
Arkivalier, der kan eller skal kasseres, skal tilintetgøres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering, opbrænding eller formaling i en papir- eller papfabrik m.v.
Stk. 2. Kassationer forestås af kommunens eget personale, som har ansvaret for arbejdets udførelse.
§ 7.§-link ↗
Kassationsfristerne i bilaget er kun vejledende, medmindre andet er fastsat i denne bekendtgørelse eller i andre retsforskrifter. Sagsmateriale skal dog altid opbevares, sålænge der er administrativt behov for det.
§ 8.§-link ↗
Arkivalier, der skal bevares, afleveres til stadsarkivet efter regler, der er fastsat af borgerrepræsentationen, medmindre der måtte være fastsat særlige bestemmelser i bilaget til denne bekendtgørelse.
§ 9.§-link ↗
Kassation i personsager af ensartet karakter sker på den måde, at kun sager vedrørende personer, der er født på bestemte dage i måneden, bliver bevaret. Hvis 3 pct. skal bevares, og 97 pct. kasseres, bevares alle sager om personer, der er født den 1. i hver måned. Ved en bevaringsprocent på 10 bevares alle sager om personer, der er født den 1., 11. og 21. i hver måned, og ved en bevaringsprocent på 20 bevares alle sager om personer, der er født den 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i hver måned. Udskillelsen af de sager, der skal bevares, sker ved hjælp af de 2 første cifre i cpr-nummeret. Hvis kassation af personsager ikke kan foretages efter fødselsdag, sker kassation efter samråd med stadsarkivet.
Stk. 2. Hvis personsager er henlagt i familiemapper (hovedmapper), bevares endvidere alle hovedmapper med tilhørende indlægsmapper, hvori der forekommer mænd, kvinder eller børn, der er født den 1. i hver måned.
§ 10.§-link ↗
Kassation i de enkelte dele af kommunens arkiver sker efter anvisningerne i bilaget.
Stk. 2. Kassation i henhold til bilagets pkt. 2, skal ske i samråd med stadsarkivaren.
§ 11.§-link ↗
Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. maj 1985.