§ 1.§-link ↗
Bestemmelserne om bevaring og kassation gælder for alle kommunens arkivalier. herunder også for de arkivalier, der findes ved kommunens institutioner, skoler, biblioteker, værker m.v.
Stk. 2. Bestemmelserne om bevaring og kassation omfatter dog ikke materiale, som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre eller de i medfør af denne lov fastsatte registerforskrifter.
§ 2.§-link ↗
Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med kommunens virksomhed. For kort, tegninger og planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd, hulkort, magnetbånd og andre medier til behandling og opbevaring af data gælder samme regler som for de øvrige arkivalier, jfr. dog § 1, stk. 2.
§ 3.§-link ↗
Arkivalier i kommunens arkiver må kun tilintetgøres, hvis de i bilaget til bekendtgørelsen er opført blandt de sager, der kan kasseres.
Stk. 2. Arkivalier, der ikke er af egentlig kommunal karakter, men er indgået i kommunens arkiver, f. eks. foreningsarkiver, må ikke kasseres.
Stk. 3. Indenrigsministeren kan fastsætte regler om kassation af arkivalier, som er blevet mikrofotograferet.
§ 4.§-link ↗
Arkivalier modtaget fra institutioner, hvis ressort overgår til kommuner, behandles ifølge de bestemmelser, der er udstedt for de pågældende institutioner.
§ 5.§-link ↗
Materiale, der ikke sagsbehandles, bør ikke indgå i sagerne. Det gælder først og fremmest trykt informationsmateriale, herunder bl. a. love, bekendtgørelser og cirkulærer, tidsskrifter og bøger, brochurer og reklamer.
Stk. 2. Dubletter udtages til kassation ved sagens afslutning.
Stk. 3. Materiale om den samme sag bør kun bevares et sted. Materiale, der er tilsendt fra andre institutioner eller kommunens andre afdelinger til orientering, kan kasseres, når der ikke længere er praktisk brug for det.
§ 6.§-link ↗
Arkivalier, der er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til landarkiverne. De skal tilintetgøres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering, opbrænding eller formaling i en papir- eller papfabrik. Kasserede arkivalier må ikke overlades til produkthandlere eller papirindsamlinger.
Stk. 2. Kassationer forestås af kommunens eget personanle, som har ansvaret for arbejdets udførelse.
Stk. 3. Landarkiverne kan foretage kassation i arkivalier, der tidligere er afleveret fra kommunerne, efter de i denne bekendtgørelse fastsatte retningslinier.
§ 7.§-link ↗
Kassationsfristerne i bilaget er kun vejledende, medmindre andet er fastsat i denne bekendtgørelse eller i andre retsforskrifter. Sagsmateriale skal dog altid opbevares, så længe der er administrativt behov for det.
§ 8.§-link ↗
Arkivalier, der skal bevares i henhold til bestemmelserne, kan afleveres til landsarkiverne, sædvanligvis når arkivalierne er 30 år gamle, medmindre det i bilaget er bestemt, at aflevering skal ske tidligere.
Stk. 2. Der træffes aftale med landsarkivet, forinden aflevering finder sted. Arkivalierne skal indpakkes og mærkes forskriftsmæssigt, og afleveringsfortegnelse udarbejdes.
Stk. 3. Tvivlsspørgsmål vedrørende opbevaring eller aflevering af arkivalier kan forelægges for landsarkiverne.
§ 9.§-link ↗
I bilaget anføres kassationsbestemmelser for personsager af ensartet karakter. Kassation i sagerne sker på den måde, at kun sager vedrørende personer, der er født på bestemte dage i måneden, bliver bevaret. Hvis 3 pct. skal bevares, og 97 pct. skal kasseres, bevares alle sager om personer, der er født den 1. i hver måned. Ved en bevaringsprocent på 10 bevares alle sager om personer, der er født den 1., 11. og 21. i hver måned, og ved en bevaringsprocent på 20 bevares alle sager om personer, der er født den 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i hver måned. Udskillelsen af de sager, der skal bevares, sker ved hjælp af de 2 første cifre i CPR-nummeret. Hvis kassation af personsager ikke kan foretages efter fødselsdag, sker kassation efter samråd med landsarkivet.
Stk. 2. Hvis personsager er henlagt i familiemapper (hovedmapper), bevares alle hovedmapper med tilhørende indlægsmapper, hvori der forekommer mænd, kvinder eller børn, der født den 1. hver måned.
§ 10.§-link ↗
Kassion i de enkelte dele af kommunens arkiver sker efterr anvisninger i bilaget.
§ 11.§-link ↗
Bekendtgørelse træder i kraft ved bekendtgørelsen i Lovtidende.
Stk. 2. Indenrigsministeriets cirkulærer nr. 69 af 28. marts 1945 angående kassation af arkivalier bortset fra afsnit II om de amtskommunale arkiver og nr. 232 af 7. november 1974 om opbevaring og aflevering af folkeregistermateriale ophæves.